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Actividad de la Oficina de Auditoría

La Oficina de Auditoría (Oficina) realiza auditorías de acuerdo con la Sección 17.03, Estatutos de la Florida. Este estatuto está relacionado con las responsabilidades del Oficial Principal de Finanzas de lograr acuerdos por reclamaciones utilizando diversos métodos. La Oficina también realiza auditorías relacionadas con los requisitos de la Sección 215.971, Estatutos de la Florida, para contratos de subvenciones financiados con dinero federal y estatal. Las auditorías relacionadas con acuerdos de servicios contractuales son efectuadas según la Sección 287.057(14), Estatutos de la Florida, y la Sección 287.058(1), Estatutos de la Florida. El Oficial Principal de Finanzas también presenta memorándums que también proporcionan otros requisitos para la auditoría.

Revisiones de Contratos

La Oficina revisa contratos y subvenciones por un valor de $1 millones o más. La revisión de la Oficina incluye una evaluación para determinar lo siguiente:

  • ¿El acuerdo establece claramente las tareas a realizar por el proveedor? (Alcance del Trabajo)
  • ¿El acuerdo divide el contrato en unidades cuantificables, mensurables y verificables de productos o servicios que deben ser recibidos y aceptados antes de efectuar el pago?
  • ¿El acuerdo especifica las consecuencias financieras que la agencia debe aplicar si el proveedor no cumple con el contrato?
  • ¿El acuerdo incluye las disposiciones exigidas por el Memo N.° 03 (14-15) del Oficial Principal de Finanzas si es con un beneficiario o sub-beneficiario de asistencia financiera estatal o federal?
  • ¿El acuerdo hace referencia o incluye las otras disposiciones de la Sección 287.058, Estatutos de la Florida?
  • ¿El acuerdo hace referencia o incluye las disposiciones de la Sección 287.0582, Estatutos de la Florida?
  • Fueron las actividades de administración de contratos de la agencia suficientes (solo para Revisiones de Administración de Contratos)
Tabla 1: Revisiones de Contratos/Subvenciones
Año Fiscal Cantidad de Contratos Revisados Cantidad de Contratos con Deficiencias Tasa de Errores y Deficiencias en Contratos
2010 - 2011 445 157 35%
2011 - 2012 600 276 46%
2012 - 2013 898 494 55%
2013-2014 885 374 42%
2014-2015 1,150 413 36%
2015-2016 1260 388 31%
2016-2017 1407* 269* 19%*

*Year to date data:  7/1/16 to 5/31/17

Revisiones de Acuerdos de Conciliación

La Oficina revisa conciliaciones que imponen obligaciones al Estado o la agencia de usar fondos estatales para liquidar una deuda pendiente con una persona, entidad o grupo de personas cuando el monto adeudado se encuentra bajo disputa, como, entre otros, los siguientes ejemplos de disputas:

  • Los servicios se suministraron antes o después de la fecha de vigencia de un contrato firmado
  • Los servicios se suministraron sin un contrato firmado
  • Se suministraron servicios adicionales que no fueron incluidos en el contrato firmado
  • Los montos superan el monto del contrato firmado
  • Se violó un contrato firmado, u otros problemas o disputas relacionados con un contrato

Acuerdos de Conciliación por Agencia

Revisiones de la Administración de Contratos de las Agencias

Debido a que muchas deficiencias en los contratos de agencias y acuerdos de subvenciones provenían de una mala administración de contratos y una falta de supervisión efectiva, la Oficina visita las agencias y revisa los contratos, junto con los archivos del administrador del contrato. Además de revisar el documento del contrato, la Oficina evalúa la tarea de administración de contratos para determinar si la agencia está supervisando el desempeño del contratista y validando la entrega real de bienes y servicios. Estas auditorías generan informes escritos para la agencia, y la agencia debe proporcionar un plan con medidas correctivas para corregir las deficiencias encontradas durante la revisión.

Tabla 2: Revisiones de Administración de Contratos/Subvenciones de Agencias
Agencia Fecha
Completo
Cantidad de Contratos Revisados % de Contratos con Alcance de Trabajo y Deficiencias en Bienes y Servicios Suministrados % de Contratos con Deficiencias en la Administración de Contratos % de Contratos con Deficiencias en las Consecuencias Financieras Informe Final
Departamento de Servicios Financieros 06/02/11 21 14.29% 9.52% 14.29% Informe de Auditoría

Respuesta del DFS
Oficina de Regulación Financiera 06/02/11 10 10% 10.00% 0.0% Informe de Auditoría

Respuesta de OFR
Oficina de Regulación de Seguros 06/02/11 9 0.0% 55.56% 0.0% Informe de Auditoría

Respuesta de OIR
Departamento de Regulaciones Comerciales y Profesionales 06/02/11 18 5.56% 11.11% 27.78% Informe de Auditoría

Respuesta de DBPR
Departamento de Justicia Juvenil 06/02/11 20 30.00% 20.00% 10.00% Informe de Auditoría

Respuesta de DJJ
Departamento de Asuntos de Adultos Mayores 07/27/11 19 21.05% 10.53% 0.0% Informe de Auditoría

Respuesta de DOEA
Departamento de Estado 08/23/11 18 11.11% 22.22% 16.67% Informe de Auditoría

Respuesta de DOS
Departamento de Salud (Departamento de Salud del Condado de Leon) 11/07/11 12 33.33% 58.33% 0.0% Informe de Auditoría

Respuesta de DOH
Departamento Tributario 11/16/11 21 0.0% 28.57% 14.29% Informe de Auditoría

Respuesta de DOR
Agencia para la Administración de Cobertura Médica 11/29/11 20 15.00% 45.00% 0.00% Informe de Auditoría

Respuesta de AHCA
Departamento de Seguridad en las Carreteras y Vehículos Motorizados 04/11/12 25 24.00% 68.00% 48.00% Informe de Auditoría

Respuesta de HSMV
Departamento de Educación 05/02/12 25 76.00% 88.00% 12.00% Informe de Auditoría

Respuesta de DOE
Departamento de Protección Ambiental 06/08/12 21 19.05% 33.33% 57.14% Informe de Auditoría

Respuesta de DEP
Comisión para la Protección de la Pesca y la Vida Silvestre 07/20/12 23 39.14% 34.78% 26.09% Informe de Auditoría

Respuesta de FWCC
Departamento de Asuntos Legales 09/05/12 21 4.76% 95.23% 0.00% Informe de Auditoría

Respuesta de DLA
Departamento de Servicios para Niños y Familias 09/05/12 18 55.56% 38.88% 0.00% Informe de Auditoría

Respuesta de DCF
Departamento de Policía 10/23/12 17 23.53% 5.88% 11.76% Informe de Auditoría

Respuesta de FDLE
Agencia para Personas con Discapacidades 03/12/13 23 13.04% 30% 52% Informe de Auditoría

Respuesta de APD
Departamento de Agricultura y Servicios al Consumidor 06/18/13 19 57.89% 42.11% 0.00% Informe de Auditoría

Respuesta de DOACS
Departamento de Lotería 07/12/13 20 0% 35% 0% Informe de Auditoría

Respuesta de DOL
División de Manejo de Emergencias 08/22/13 21 52.38% 42.86% 66.67% Informe de Auditoría

Respuesta de DEM
Departamento de Correccionales 09/30/13 19 26% 53% 21% Informe de Auditoría

Respuesta de DOC
Departamento de Transporte 05/12/14 20 40% 15% 15% Informe de Auditoría

Respuesta de DOT
Departamento de Servicios de Administración 05/21/14 29 7% 14% 28% Informe de Auditoría

Respuesta de DMS
Departamento de Asuntos de Veteranos 08/28/14 9 55.56% 88.89% 77.78% Informe de Auditoría

Respuesta de DVA
Departamento de Oportunidades Económicas 11/19/14 22 27.27% 54.55% 31.82% Informe de Auditoría

Respuesta de DEO
Departamento de Salud 02/24/15 28 33.33% 50% 33.33% Informe de Auditoría

Respuesta de DOH
Oficina de Regulación Financiera 03/12/15 4 0% 75% 0% Informe de Auditoría

Respuesta de OFR
Comisión Administrativa de Justicia 03/09/15  6 N/A 66.67% N/A Informe de Auditoría

Respuesta de JAC
Oficina de Regulación de Seguros 05/08/15 5 0% 80% 0% Informe de Auditoría

Respuesta de OIR
Departamento de Servicios Financieros 05/08/15 11 0% 18% 0% Informe de Auditoría

Respuesta del DFS
Departamento de Justicia Juvenil 06/15/15  10 0% 90% 0% Informe de Auditoría

Respuesta de DJJ
Departamento de Regulaciones Comerciales y Profesionales 06/22/15 10 29% 60% 14% Informe de Auditoría

Respuesta de DBPR
Departamento de Asuntos de Adultos Mayores 08/25/15 10 50% 70% 0% Informe de Auditoría

Respuesta de DEA
Departamento de Estado 11/04/15 10 0% 90% 0% Informe de Auditoría

Respuesta de DOS
Agencia para la Administración de Cuidados de Salud 12/07/15 10 10% 10% 0% Informe de Auditoría

Respuesta de AHCA
Departamento de Seguridad en las Carreteras y Vehículos Motorizados 01/19/16 10 0% 40% 0% Informe de Auditoría

Respuesta de HSMV
Departamento Tributario 03/11/16 9 0% 44% 71% Informe de Auditoría

Respuesta de DOR
Departamento de Educación 05/20/16 10 0% 40% 0% Informe de Auditoría

Respuesta de DOE
División de Manejo de Emergencias 05/10/16 11 9.09% 60% 18.18% Informe de Auditoría

Respuesta de DEM
Comisión de Conservación de los Peces y la Vida Silvestre de la Florida 08/15/16 10 0% 40% 0% Informe de Auditoría

Respuesta de la FWC
Departamento de Protección Ambiental 08/16/16 10 0% 50% 0% Informe de Auditoría

Respuesta de DEP
Departamento de Asuntos Legales 01/06/17  10 10% 40% 0% Informe de Auditoría

Respuesta de DLA
Departamento de Policía de la Florida 2/10/17 6 0% 0% 0% Informe de Auditoría

Respuesta de FDLE
Departamento de Servicios para Niños y Familias 2/28/17 14 0% 50% 0% Informe de Auditoría

Respuesta de DCF
Totales Generales   694 20.83% 41.65% 17.76%