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Actividad de la Oficina de Auditoría

La Oficina de Auditoría (Oficina) realiza auditorías de acuerdo con la Sección 17.03, Estatutos de la Florida. Este estatuto está relacionado con las responsabilidades del Oficial Principal de Finanzas de lograr acuerdos por reclamaciones utilizando diversos métodos. La Oficina también realiza auditorías relacionadas con los requisitos de la Sección 215.971, Estatutos de la Florida, para contratos de subvenciones financiados con dinero federal y estatal. Las auditorías relacionadas con acuerdos de servicios contractuales son efectuadas según la Sección 287.057(14), Estatutos de la Florida, y la Sección 287.058(1), Estatutos de la Florida. El Oficial Principal de Finanzas también presenta memorándums que también proporcionan otros requisitos para la auditoría.

Revisiones de Contratos

La Oficina revisa contratos y subvenciones por un valor de $1 millones o más. La revisión de la Oficina incluye una evaluación para determinar lo siguiente:

  • ¿El acuerdo establece claramente las tareas a realizar por el proveedor? (Alcance del Trabajo)
  • ¿El acuerdo divide el contrato en unidades cuantificables, mensurables y verificables de productos o servicios que deben ser recibidos y aceptados antes de efectuar el pago?
  • ¿El acuerdo especifica las consecuencias financieras que la agencia debe aplicar si el proveedor no cumple con el contrato?
  • ¿El acuerdo incluye las disposiciones exigidas por el Memo N.° 03 (14-15) del Oficial Principal de Finanzas si es con un beneficiario o sub-beneficiario de asistencia financiera estatal o federal?
  • ¿El acuerdo hace referencia o incluye las otras disposiciones de la Sección 287.058, Estatutos de la Florida?
  • ¿El acuerdo hace referencia o incluye las disposiciones de la Sección 287.0582, Estatutos de la Florida?
  • Fueron las actividades de administración de contratos de la agencia suficientes (solo para Revisiones de Administración de Contratos)

 

Tabla 1: Revisiones de Contratos/Subvenciones

Año Fiscal Cantidad de Contratos Revisados Cantidad de Contratos con Deficiencias Tasa de Errores y Deficiencias en Contratos
2010 - 2011 445 157 35%
2011 - 2012 600 276 46%
2012 - 2013 898 494 55%
2013-2014 885 374 42%
2014-2015 1,150 413 36%
2015-2016 1,260 388 31%
2016-2017 1,489 298 20%
2017-2018 1,258 160 13%
2018-2019 1,112 154 14%
2019-2020 70* 7 10%

*Datos del año hasta la fecha: 07/01/2019 al 07/31/2019

Revisiones de Acuerdos de Conciliación

La Oficina revisa conciliaciones que imponen obligaciones al Estado o la agencia de usar fondos estatales para liquidar una deuda pendiente con una persona, entidad o grupo de personas cuando el monto adeudado se encuentra bajo disputa, como, entre otros, los siguientes ejemplos de disputas:

  • Los servicios se suministraron antes o después de la fecha de vigencia de un contrato firmado
  • Los servicios se suministraron sin un contrato firmado
  • Se suministraron servicios adicionales que no fueron incluidos en el contrato firmado
  • Los montos superan el monto del contrato firmado
  • Se violó un contrato firmado, u otros problemas o disputas relacionados con un contrato

Acuerdos de Conciliación por Agencia

Revisiones de la Administración de Contratos de las Agencias

El Equipo de Revisión de Administración de Contratos de la Oficina de Auditoría, tal como lo autorizan las Secciones 17.03, 215.971(3) y 287.136 de los Estatutos de la Florida, audita las agencias del Estado para evaluar si la administración ha establecido e implementado procesos de monitoreo de remitibles de contratos que promueven un nivel apropiado de supervisión y control sobre el cumplimiento y la recepción de remitibles importantes y la autorización de pagos para remitibles facturados. Las auditorías generan un informe por escrito para la agencia del Estado y la agencia brinda una respuesta y un plan de medidas correctivas para abordar los resultados y las recomendaciones incluidas en el informe.

Tabla 2: Revisiones de Administración de Contratos

N.º de Informe Fecha Agencia del Estado
2018-01 13 de agosto de 2018 Departamento de Salud
2019-02 5 de Febrero de 2019 Departamento de Justicia Juvenil
2019-03 1 de Abril de 2019 Departamento de Oportunidades Económicas
2019-04 13 de Mayo de 2019 Departamento de Lotería

Para ver Revisiones de Administración de Subvenciones/Contratos de la Agencia que se hayan completado antes del 30 de junio de 2017, haga clic en aquí.