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Agencias Estatales

Reorganizaciones de la Agencia

El establecimiento de una nueva agencia del estado o la reorganización de una existente requieren de la coordinación con el Oficial Principal de Finanzas (CFO) y la agencia del estado en cuestión. Las agencias en las que se lleve a cabo una reorganización deben permanecer en estrecho contacto con la oficina del Oficial Principal de Finanzas durante la transición. Se ha creado una lista de control para ayudar a las agencias con aspectos que deben tener en cuenta en el caso de una reorganización.

Lista de Control para Reorganización de Agencia

Bienes y Propiedades

Las agencias son responsables de registrar las propiedades personales tangibles en los sistemas financieros del Estado y de llevar a cabo una revisión periódica de las propiedades para fines de inventario. También deben respetar las políticas de capitalización para las propiedades registradas en los sistemas financieros del Estado. Para informar sobre referencias relacionadas, las agencias pueden acceder a los siguientes enlaces:

Asientos Contables de Activos Fijos y Deudas a Largo Plazo
Códigos de Clase de Propiedad

Las agencias que necesiten la aprobación del Oficial Principal de Finanzas para eliminar el asiento de propiedades desaparecidas, extraviadas o robadas para fines de informes financieros, pueden acceder a la planilla de solicitud de eliminación de asiento en el siguiente enlace:

Formulario de Eliminación de Asiento de Propiedad DFS-A1-1951

Pautas e Informes de Auditoría

Las agencias del estado deben enviar las solicitudes de pago al Oficial Principal de Finanzas en un lapso no mayor a 20 días luego de la recepción de la factura y la inspección y aprobación de los bienes y/o servicios.

El Oficial Principal de Finanzas utiliza procedimientos de auditoría generalmente aceptados para el muestreo de las solicitudes de pago. Si desea información sobre políticas u otro tipo de ayuda en relación con la auditoría de pagos, vea a continuación:

Informes de Auditoría

Memorándums

Guía de Referencia para Gastos del Estado

 

Proyecto de Plan de Cuentas

Según la Sección 215.89 de los Estatutos de la Florida, el Oficial Principal de Finanzas debe recomendar planes de cuenta uniformes para comunicar la información financiera de agencias del estado, gobiernos locales, entidades educativas y entidades de educación superior. Las recomendaciones deben enviarse al Gobernador, al Presidente del Senado y al Presidente de la Cámara de Representantes antes del 15 de enero de 2014.

Proyecto de Plan de Cuentas

 

Contratos y Subvenciones

Las agencias del estado son responsables de ejecutar servicios por contrato y acuerdos de subvención que cumplan con las pautas establecidas en las Secciones 215.971 y 287.058 de los Estatutos de la Florida. Los servicios por contrato (incluidas las órdenes de compra) y acuerdos de subvención que tengan un valor de $750,000 o más deben enviarse a la Oficina de Auditoría para la revisión del alcance del trabajo del acuerdo. Además, los acuerdos de servicios por contrato y las órdenes de compra que se basen en contratos de término del estado y tengan un valor de $500,000 o más también deben enviarse a la Oficina de Auditoría para su revisión.

Los administradores de contrato de las agencias del estado se ocupan de certificar que los servicios se hayan recibido de manera satisfactoria y que el pago se efectúe a término. Los administradores que sean responsables de contratos que superen el monto máximo de la Categoría Dos deben asistir a la capacitación sobre el control de contratos y administración de subvenciones del Oficial Principal de Finanzas.

Si desea información sobre políticas u otra ayuda relacionada con los servicios por contrato y acuerdos de subvención, vea a continuación:

Guía de Usuario para Agencias sobre el Sistema de Auditoría de Contratos (CAS)

Formulario de Resumen de Contrato

Sistema de Seguimiento de Contratos de la Florida (FACTS)

Capacitación

 

Eliminación de Asiento de Cobro de Deudas/Cuentas a Cobrar

Según la Sección 17.20 de los Estatutos de la Florida, el Oficial Principal de Finanzas tiene la autorización para administrar un programa de cobro de deudas a nivel estatal. Consulte la información detallada a continuación.

Programa de Cobro de Deudas

PowerPoint del Taller sobre Cobro de Deudas 2019

Las agencias del estado que trabajen con cobradores de deudas en el marco del contrato estatal deben utilizar el formulario estándar de referencia de cuentas. Las agencias pueden acceder al formulario a continuación:

Formulario de Referencia para Cobro de Deudas - DFS-A1-1829

Las agencias del estado tienen la responsabilidad de enviar un informe anual hasta el 1 de Octubre de cada año, de conformidad con la Sección 17.20(4) de los Estatutos de la Florida. Consulte la plantilla de informe a continuación.

Formulario de Informe Anual para Reclamaciones de Recaudación

Las agencias del estado que soliciten eliminar el asiento de cuentas por cobrar consideradas incobrables para fines de informes financieros pueden acceder al formulario a continuación.

Solicitud de Formulario de Asiento de Cuentas por Cobrar


Informes Financieros

El Oficial Principal de Finanzas elabora el Informe Financiero Anual Integral (CAFR) en conformidad con la Sección 216.102 de los Estatutos de la Florida y de acuerdo a principios contables aceptados de manera general, según lo dicta la Junta de Estándares Contables Gubernamentales. Los Estatutos requieren que las agencias trabajen en conjunto con el Oficial Principal de Finanzas para completar el CAFR. En los siguientes enlaces, las agencias pueden encontrar referencias relacionadas con informes financieros y los documentos requeridos para el envío.

Representaciones de la Agencia - Adjunto para Obtener Información Adicional

Representaciones de la Agencia - Subsidios Federales

Representaciones de la Agencia - Estados Financieros

Lista de Unidad de Componentes

Programa de Cierre (2019) del Informe Financiero Anual Integral

Formularios

Carta de Declaración de Compromiso Financiero, AF 2018-19

Lista de Fondos (desde 7-18-18)

Códigos del Libro Mayor - Unidades de Componentes Presentadas Separadamente

Códigos del Libro Mayor - Fondos Gubernamentales/de Propiedad

Comparación del Libro Mayor - Fondos Fiduciarios

Programa de Implementación de la Junta de Estándares Contables Gubernamentales (GASB)

Bases de Datos de Estados Financieros:

Hoja General de Trabajo (WTB)

Compleción del Formulario 3

Formulario #

Guía de Estados Financieros del Estado de la Florida

 

Financiamiento

Programa Consolidado para Financiación de Equipos (CEFP)

Para garantizar que las agencias del estado tengan acceso a las mejores tasas de interés y términos financieros, el Oficial Principal de Finanzas ha establecido un acuerdo maestro de financiación de equipo para la financiación consolidada de pagos diferidos, ventas a plazos o compras de alquileres a instituciones financieras, de conformidad con la Sección 287.064 de los Estatutos de la Florida. Las agencias que tengan interés en participar en el Programa Consolidado para Financiación de Equipos (CEFP) pueden acceder al acuerdo maestro de financiación de equipo y a la solicitud del CEFP en los siguientes enlaces.

Acuerdo Maestro de Financiación de Equipo (MEFA)

Solicitud del CEFP

 

Contrato de Rendimiento con Ahorro Energético, de Agua y Aguas Residuales Garantizado

La Sección 489.145 de los Estatutos de la Florida incluye pautas relacionadas con la inversión en el ahorro de energía, agua y producción de agua residuales, y medidas de conservación para que las instalaciones de agencias reduzcan el consumo de energía y agua y la producción de aguas residuales, además de implementar ahorros inmediatos y a largo plazo. Las agencias del estado deben obtener la aprobación del Oficial Principal de Finanzas antes de entablar un contrato de rendimiento con ahorro energético, de agua y aguas residuales garantizado. Las agencias del estado pueden acceder al siguiente enlace para ver los requisitos de presentación.

Lista de Control del Contrato de Rendimiento con Ahorro Energético, de Agua y Aguas Residuales Garantizado

 

Arriendo de Equipos

La Sección 287.063 de los Estatutos de la Florida exige que las agencias del estado obtengan la aprobación del Oficial Principal de Finanzas antes de entablar un contrato de mercancía que requiera pagos diferidos y el pago de intereses, incluido el alquiler de equipos. Las agencias del estado pueden acceder al siguiente enlace para ver los requisitos de presentación.

Solicitud para Alquiler de Equipos

 

Recursos de Información Contable de la Florida (FLAIR)

Los Recursos de Información Contable de la Florida (FLAIR) ofrecen un sistema contable de libro mayor general que se utiliza para llevar a cabo las funciones de administración contable y financiera del Estado.

Página de Inicio de FLAIR

Manuales

Capacitación

Ley de Auditoría Única de la Florida

La Auditoria Única de la Florida (FSAA) fue establecida en 1998 para fomentar una auditoría de los aspectos económicos y de eficiencia relacionados con la asistencia financiera del estado a entidades no estatales.

Las agencias del estado deben evaluar la aplicabilidad de la FSAA a un programa estatal para la inclusión en el Catálogo de Ayuda Financiera del Estado (CSFA). Al finalizar un año fiscal, las agencias deben revisar sus Proyectos Estatales y notificar al DFS si es necesario agregar, eliminar o modificar algo. Una vez que se haya determinado un programa estatal, la agencia del estado deberá evaluar la aplicabilidad de la FSAA a las entidades no estatales.

Los siguientes procedimientos establecen los requisitos de responsabilidad y auditoría del estado para la asistencia financiera estatal provista a entidades no gubernamentales:

Ley de Auditoría Única de la Florida

Consorcio de Subvenciones

El Consorcio de Subvenciones de la Florida es un grupo que incluye administradores de subvenciones, especialistas financieros, administradores y empleados asociados del Estado de la Florida, responsables del uso adecuado de los fondos de subvenciones Estatales, Federales y/o privadas administradas por el Estado de la Florida.

Para obtener más información, haga clic aquí.

Boletín Informativo

The Ledger: Boletín Informativo de la División de Contabilidad y Auditoría

El objetivo de esta publicación es compartir información pertinente con ustedes, nuestros clientes, y también crear un vehículo para colaborar y compartir ideas y mejores prácticas, grandes o pequeñas. Siéntase en libertad de compartir esta publicación con sus colegas y nos encantaría recibir sus comentarios sobre los temas que estamos discutiendo.

Ver ediciones de The Ledger:

Edición 1: Noviembre de 2015

Edición 2: Marzo de 2016

Edición 3: Junio de 2016

Edición 4: Febrero de 2017

Nóminas Estatales

Debajo hay información útil que ayudará a las agencias con actividades de nómina de pagos relacionadas con el procesamiento del pago de salario a empleados estatales:

Sección de Procesamiento de Nómina:

    • Pagos a beneficiarios
    • Pagos de licencias con postergación
    • Acuerdos
    • Aprobación a pedido y preguntas relacionadas
    • Aprobar pagos para premios y bonos
    • Procesar acuerdos de pagos retroactivos y pagos únicos
    • Pagos retroactivos
    • Actualizar contactos de nómina de la agencia
    • Agregar indicadores de nómina a los códigos de cuenta para categorías especiales
    • Formularios de firma autorizada
    • Saldos de nómina negativos

 

Sección de Cobros:

    • Órdenes de manutención para niños
    • Orden de embargos
    • Préstamos estudiantiles
    • Embargos federales
    • Gravámenes
    • Quiebras
    • Multas por faltas éticas

 

Sección de Registros de Empleados:

    • Historial acumulativo de nómina de empleados 
    • Duplicados de W-2 con más de cinco años de antigüedad
    • Retención de impuestos exigida por el IRS
    • Ajustes varios
    • Deducciones varias de nómina
    • Ajustes que no son en efectivo
    • Cambios de contraseña (EIC, Personal Maestro, Exención de Matrícula y Nómina; solo Custodios del Control de Acceso)
    • Cancelaciones de garantías y EFT
    • Asistencia para cobro de sobrepagos de salarios
    • Reembolsos de salarios
    • Correcciones de números de Seguro Social
    • Actualizaciones de W-4 
    • Revisar y aprobar comprobantes de auditorías
    • Responder preguntas relacionadas con los códigos de deducción varios
    • Asignación o inactivación de códigos de deducción
    • Ajustes manuales de gastos de mudanza
    • Notificación de W-4 reducida a agencias

 

Sección de Impuestos y Conciliación:

    • Ajustes y reembolsos de jubilación
    • Retención de reembolsos de impuestos
    • Reembolsos médicos
    • Ajustes y reembolsos de compensaciones diferidas
    • Formulario W-2
    • Formulario W-2C
    • Formulario 1099 - Beneficiarios
    • Recaudación de impuestos
    • Declaraciones de impuestos estatales y locales
    • Reembolso de cuidados dependientes
    • Reembolsos de jubilación alternativa de OPS
    • Reembolsos de FICA
    • Extranjeros no residentes
    • Control de W2/1099  

 

calendarios de nómina

 

Formularios Relacionados con la Nómina de Pagos

Manual de Preparación de Nóminas

Informes de Posauditoría

Sitio Web para Personal Maestro de EIC

Contacto de Nóminas Estatales

 

Tarjeta de Compras (P-Card)

El programa de la Tarjeta de Compras (P-Card) es un esfuerzo conjunto entre agencias del estado para agilizar el proceso de compra en transacciones de montos pequeños de dinero. Basándose en un conjunto de pautas estatales, cada agencia confecciona un programa que se adapta a sus necesidades. Además, cada agencia tiene la responsabilidad de garantizar que su programa de P-Card se ajuste a las medidas de responsabilidad y control adecuadas.

A continuación hay información adicional sobre el programa de P-Card.

Página Principal de la Tarjeta de Compras para Agencias

Reuniones Trimestrales sobre la Tarjeta de Compras

Capacitación

Programa de Gastos de Asignaciones Federales (SEFA)

Para ayudar al Oficial Principal de Finanzas a preparar el Programa Estatal de Gastos de Subvenciones Federales, las agencias estatales deben presentar su información de gastos federales con el siguiente formulario:

El Formulario del SEFA DFS-A1-1830 se encuentra aquí.

 

 

 

Viaje

Las agencias del estado deben obtener la autorización y la aprobación para todos los viajes de negocios oficiales del estado.

Formularios de Viajes del Estado:

Autorización para Viajar

Formulario de Adelanto para Viajar

Formulario de Reembolso de Viaje

 

Archivo de Proveedores

Archivo de Proveedores del Estado

El Archivo de Proveedores del Estado en FLAIR (SWVF) es el depósito central donde el Estado almacena la información de los proveedores. Las agencias utilizan este archivo para transacciones e informes de pago. El Departamento de Servicios Financieros (DFS) utiliza la información del SWVF para garantizar la transparencia de informe de impuestos y sitios web al Servicio de Rentas Internas. El DFS otorga acceso al SWVF a las agencias del estado. Para más información con respecto al SWVF, vea a continuación:

Guía de Referencia del Archivo de Proveedores del Estado

Formulario de Solicitud de Acceso al Archivo de Proveedores de Todo el Estado DFS-A1-2089

Formulario de Solicitud de Actualización del Archivo de Proveedores de Todo el Estado DFS-A1-2090

 

Pagos a Proveedores

El DFS solicita que las agencias del estado alienten a los proveedores a participar en el Depósito Directo. Con el Depósito Directo, los fondos de un cliente están disponibles cuando la institución financiera abre las puertas para la actividad comercial en la fecha de pago.

Formulario de Depósito Directo/EFT para Proveedores

Las agencias no pueden retener pagos si un proveedor no está registrado para depósitos directos.

 

Información de Duplicado de Garantía

Los proveedores pueden solicitar una garantía por duplicado o iniciar una investigación de falsificación mediante la agencia de pago completando uno de los formularios a continuación.

Affidávit para Duplicado de Garantía con Instrucciones (DFS-A1-408)

Affidávit de Testimonio sobre Falsificación con Instrucciones (DFS-A1-409)

Affidávit de Testimonio sobre Garantía del Estado Impaga al Beneficiario (no falsificación) (DFS-A1-414)


Otros Enlaces:

Tasas de Interés de Pagos de Sentencias

Página de Inicio de Proveedores

Historial de Pago de Proveedores

Destinatarios de Embargos Salariales

 

Garantías de Gastos Pendientes de Pago por más de $500


Informes de Impuestos para Proveedores

El Servicio de Rentas Internas requiere que el Departamento de Servicios Financieros (DFS) presente un Formulario-1099 para proveedores que reciban distintos tipos de pagos del Estado de la Florida. El DFS envía estos formularios a los proveedores antes del 31 de enero de cada año. Para informar datos precisos en el Formulario-1099, el DFS debe obtener un Formulario W-9 de cada proveedor. Antes de hacer negocios con el proveedor, las agencias deben verificar que este tenga un Formulario W-9 Sustituto de la Florida registrado en el DFS.

Las agencias pueden usar el Almacén de Información de FLAIR para verificar que un proveedor tenga un Formulario W-9 Sustituto de la Florida registrado.

Para solicitar una corrección al Formulario 1099 emitido por el Estado de la Florida, las agencias deben completar la Solicitud de Corrección al Formulario 1 y el Formulario DFS-A2086-1099 del DFS. La Oficina de Relaciones con el Proveedor devolverá todas las solicitudes de actualización que no se envíen en la Solicitud de Corrección al Formulario 1099.

Información útil sobre el Formulario W-9:

Muestra de Comunicado W9 para Agencias

Almacén de Información de FLAIR

Solicitud de Corrección al Formulario 1099

Preguntas Frecuentes

Instrucciones para Completar un Formulario W-9 Sustituto en Línea

Códigos de Objetos Estándar Estatales para Ediciones del W-9