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Evaluación del Programa de Control de Riesgos para Agencias

Preguntas Frecuentes

 

  • ¿Bajo qué autoridad se realizan las evaluaciones de programas de las agencias?

Conforme a la sección 284.50(4), Estatutos de la Florida, la División de Control de Riesgos debe realizar las evaluaciones de programas de control de riesgos de las agencias de la siguiente manera:

    "La División de Control de Riesgos evaluará cada programa de control de riesgos de cada agencia, incluidos, entre otros, los programas de regreso al trabajo, seguridad y prevención de pérdidas, al menos cada 5 años. Los informes, que incluyen, entre otros, medidas correctivas recomendadas que resulten de estas evaluaciones, deben ser entregados al director de la agencia bajo evaluación, el Oficial Principal de Finanzas y el Director de la División de Control de Riesgos. El director de la agencia debe proporcionar a la División de Control de Riesgos una respuesta a todas las recomendaciones del informe dentro de los 45 días y un plan para implementar todas las medidas correctivas que deben tomarse como parte de la respuesta. Si la agencia no está de acuerdo con las recomendaciones de un informe final, incluidas, entre otros, medidas correctivas recomendadas, o si la agencia no implementa las medidas correctivas recomendadas dentro de un período de tiempo razonable, la división deberá enviar el informe de evaluación a los comités legislativos correspondientes".

  • ¿Cómo se evaluarán los programas de la agencia?

La División de Control de Riesgos (División) tiene Pautas de Evaluación del Programa de Control de Riesgos para Agencias (Pautas) que sirven como marco de las mejores prácticas para la implementación de los programas de las agencias. La División usa estas pautas como una herramienta de evaluación en sus revisiones de los componentes clave de los programas de control de riesgos de las agencias.

  • ¿Las Pautas de Evaluación de Programas de Control de Riesgos de Agencias se publican en línea y están disponibles para descargar?

Sí. Las Pautas se publican en el sitio web de la División de Control de Riesgos y también están disponibles a pedido.

  • ¿Cómo se desarrolla el cronograma de evaluación del programa de la agencia?

El cronograma de evaluación del programa de la agencia se basa en el primer ciclo de evaluaciones de 5 años, que comenzó en 2011. Eso significa que los programas de las agencias se evaluarán casi en el mismo orden que durante el primer ciclo de cinco años, con ajustes a medida que sea necesario según las circunstancias.

  • ¿Qué es el proceso de evaluación del programa de la agencia? ¿Cómo funciona?

Las evaluaciones del programa se realizan mediante un proceso de colaboración diseñado para aumentar la comunicación entre los miembros del equipo de evaluación de la División y el personal de control de riesgos de las agencias. El proceso de evaluación consta de recopilación de información, una visita al lugar, la redacción de un informe y la finalización. A través de este proceso, los analistas de la División trabajarán con personal de la agencia para producir observaciones y recomendaciones diseñadas para la mejora continua del programa de control de riesgos de la agencia.

  • ¿La evaluación del programa de la agencia se dedica a las áreas con mayor cantidad de reclamaciones o es más amplio?

La evaluación del programa de la agencia se centra en los procesos de alto nivel de la agencia y cómo mejorarlos. Como el proceso es una colaboración, los analistas trabajarán con el personal de la agencia para centrarse en las áreas locales que generan alguna preocupación.

  • ¿Se cumple con los requisitos de HIPPA en el desarrollo y la divulgación del informe de evaluación del programa de la agencia?

Los analistas y directivos de la División pueden revisar la información cubierta por HIPPA. La información confidencial que pueda incluirse en el informe en sí o en la documentación de respaldo se redacta antes de que el informe esté disponible para un solicitante.

  • ¿Cuánto dura la visita al lugar?

La duración de la visita al lugar dependerá del tamaño y la complejidad de la agencia que se visita. El trabajo durante esta visita será rápido cuando se haya proporcionada la información solicitada en tiempo y forma.

  • ¿Qué área de trabajo necesitará el equipo de evaluación?

Una sala de conferencias con acceso a Internet es suficiente para el trabajo del equipo de evaluación.

  • ¿El equipo de evaluación viaja a oficinas regionales u otros lugares como parte del proceso?

Como la evaluación se centra principalmente en los progresos generales del programa de control de riesgos, las visitas a oficinas regionales y otros lugares generalmente no son parte de la evaluación.

  • ¿Cómo se eligen los archivos de los empleados para la revisión?

Los archivos de empleados que se examinan durante la evaluación son elegidos al azar por los miembros del equipo de evaluación. Son escaneados y guardados en un archivo seguro y los originales permanecen en el lugar.

  • ¿Cuál es la mejor forma de comunicarse con el equipo de evaluación durante el proceso de evaluación?

Se puede comunicar con el equipo de evaluación por email en cualquier momento durante el proceso. Los analistas asignados a realizar la evaluación proporcionarán información de contacto, incluido un número de teléfono y una dirección de email, al comienzo del proceso.

  • ¿Cuál es el período de tiempo para completar un informe preliminar?

Existen diversas variables que afectan la cantidad de tiempo necesaria para preparar el informe y proporcionar una copia del informe preliminar a la agencia. Entre ellas se encuentran el tamaño y la complejidad de la agencia a evaluar, si se entregaron todos los documentos solicitados al equipo de evaluación antes de la visita al lugar y la cantidad de tiempo destinado a la revisión del informe por parte de la administración.

  • ¿La agencia tendrá la posibilidad de comentar y responder al contenido del informe?

Sí. Además de las líneas abiertas de comunicación que se mantienen entre los analistas y el personal de la agencia a lo largo de la evaluación, el formato del informe final permite incluir respuestas de la agencia a las recomendaciones de la División. Estas respuestas no se editan antes de su incorporación al informe final.

  • ¿Cuánto tiempo tiene la agencia para responder?

Conforme a la sección 284.50(4), Estatutos de la Florida:

    "El director de la agencia debe proporcionar a la División de Control de Riesgos una respuesta a todas las recomendaciones del informe dentro de los 45 días y un plan para implementar todas las medidas correctivas que deben tomarse como parte de la respuesta".

  • ¿La agencia debe tomar medidas basadas en las recomendaciones del informe?

Conforme a la sección 284.50(4), Estatutos de la Florida:

"El director de la agencia debe proporcionar a la División de Control de Riesgos una respuesta a todas las recomendaciones del informe dentro de los 45 días y un plan para implementar todas las medidas correctivas que deben tomarse como parte de la respuesta. Si la agencia no está de acuerdo con las recomendaciones de un informe final, incluidas, entre otros, medidas correctivas recomendadas, o si la agencia no implementa las medidas correctivas recomendadas dentro de un período de tiempo razonable, la división deberá enviar el informe de evaluación a los comités legislativos correspondientes".

La División hace un seguimiento con las agencias del estado de las recomendaciones del informe y ofrece orientación y asistencia cuando sea posible para ayudar al personal del programa en la implementación.

  • ¿Qué se hace con las recomendaciones que requieren una nueva financiación para su implementación?

La División procura que las recomendaciones incluidas en un informe de evaluación no requieran gastos adicionales por parte de la agencia. Si una agencia cree que la implementación de una recomendación del informe requerirá un gasto adicional, esa información debe ser incluida en la respuesta al informe.

  • ¿Quiénes reciben el informe final?

Conforme a la sección 284.50(4), Estatutos de la Florida:

"Los informes, que incluyen, entre otros, medidas correctivas recomendadas que resulten de estas evaluaciones, deben ser entregados al director de la agencia bajo evaluación, el Oficial Principal de Finanzas y el Director de la División de Control de Riesgos".

La lista de las personas que reciben los informes finales también incluye al personal principal del programa de la agencia involucrado en la evaluación.

  • ¿Los informes estás sujetos a solicitudes de registros públicos?

Sí. Los informes de evaluación de la agencia están sujetos a solicitudes de registros públicos. La información confidencial que pueda incluirse en el informe en sí o en la documentación de respaldo se redacta antes de que el informe esté disponible para un solicitante.

  • ¿Los informes de evaluación de las agencias están disponibles en línea?

La División de Control de Riesgos no publica los informes finales. Los informes finales son proporcionados al personal principal del programa de la agencia al finalizar el proceso de evaluación. Se pueden solicitar copias adicionales de los informes finales comunicándose a statelosspreventionprogram@myfloridacfo.com.

  • ¿La información sobre las mejores prácticas descubiertas en otras agencias está disponible?

Sí. La información sobre las mejores prácticas relacionadas con las recomendaciones del informe estará disponible para el personal de la agencia cuando el informe preliminar se presente en una conferencia de cierre. Además, se puede solicitar información sobre las mejores prácticas de control de riesgos comunicándose a statelosspreventionprogram@myfloridacfo.com.

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