Actividad de la Oficina de Auditoría

La Oficina de Auditoría (Oficina) realiza auditorías de acuerdo con la Sección 17.03, Estatutos de la Florida. Este estatuto está relacionado con las responsabilidades del Oficial Principal de Finanzas de lograr acuerdos por reclamaciones utilizando diversos métodos. La Oficina también realiza auditorías relacionadas con los requisitos de la Sección 215.971, Estatutos de la Florida, para contratos de subvenciones financiados con dinero federal y estatal. Las auditorías relacionadas con acuerdos de servicios contractuales son efectuadas según la Sección 287.057(14), Estatutos de la Florida, y la Sección 287.058(1), Estatutos de la Florida. El Oficial Principal de Finanzas también presenta memorándums que también proporcionan otros requisitos para la auditoría.

Revisiones de Contratos

La Oficina revisa contratos y subvenciones por un valor de $1 millones o más. La revisión de la Oficina incluye una evaluación para determinar lo siguiente:

• ¿El acuerdo establece claramente las tareas a realizar por el proveedor? (Alcance del Trabajo)
• ¿El acuerdo divide el contrato en unidades cuantificables, mensurables y verificables de productos o servicios que deben ser recibidos y aceptados antes de efectuar el pago?
• ¿El acuerdo especifica las consecuencias financieras que la agencia debe aplicar si el proveedor no cumple con el contrato?
• ¿El acuerdo incluye las disposiciones exigidas por el Memo N.° 03 (14-15) del Oficial Principal de Finanzas si es con un beneficiario o sub-beneficiario de asistencia financiera estatal o federal?
• ¿El acuerdo hace referencia o incluye las otras disposiciones de la Sección 287.058, Estatutos de la Florida?
• ¿El acuerdo hace referencia o incluye las disposiciones de la Sección 287.0582, Estatutos de la Florida?
• Fueron las actividades de administración de contratos de la agencia suficientes (solo para Revisiones de Administración de Contratos)

 

Tabla 1: Revisiones de Contratos/Subvenciones

Año Fiscal	Cantidad de Contratos Revisados	Cantidad de Contratos con Deficiencias	Tasa de Errores y Deficiencias en Contratos
2010 - 2011	445	157	35%
2011 - 2012	600	276	46%
2012 - 2013	898	494	55%
2013-2014	885	374	42%
2014-2015	1,150	413	36%
2015-2016	1,260	388	31%
2016-2017	1,489	298	20%
2017-2018	1,258	160	13%
2018-2019	1,112	154	14%
2019-2020	992	129	13%
2020-2021	832*	50	6%

*Datos del año hasta la fecha: 07/01/2020 al 01/31/2021

Revisiones de Acuerdos de Conciliación

La Oficina revisa conciliaciones que imponen obligaciones al Estado o la agencia de usar fondos estatales para liquidar una deuda pendiente con una persona, entidad o grupo de personas cuando el monto adeudado se encuentra bajo disputa, como, entre otros, los siguientes ejemplos de disputas:

• Los servicios se suministraron antes o después de la fecha de vigencia de un contrato firmado
• Los servicios se suministraron sin un contrato firmado
• Se suministraron servicios adicionales que no fueron incluidos en el contrato firmado
• Los montos superan el monto del contrato firmado
• Se violó un contrato firmado, u otros problemas o disputas relacionados con un contrato

Acuerdos de Conciliación por Agencia

• Año Fiscal 2010-2011
• Año Fiscal 2011-2012
• Año Fiscal 2012-2013
• Año Fiscal 2013-2014
• Año Fiscal 2014-2015
• Año Fiscal 2015-2016
• Año Fiscal 2016-2017
• Año Fiscal 2017-2018
• Año Fiscal 2018-2019
• Año Fiscal 2019-2020

Revisiones de la Administración de Contratos de las Agencias

El Equipo de Revisión de Administración de Contratos de la Oficina de Auditoría, tal como lo autorizan las Secciones 17.03, 215.971(3) y 287.136 de los Estatutos de la Florida, audita las agencias del Estado para evaluar si la administración ha establecido e implementado procesos de monitoreo de remitibles de contratos que promueven un nivel apropiado de supervisión y control sobre el cumplimiento y la recepción de remitibles importantes y la autorización de pagos para remitibles facturados. Las auditorías generan un informe por escrito para la agencia del Estado y la agencia brinda una respuesta y un plan de medidas correctivas para abordar los resultados y las recomendaciones incluidas en el informe.