El Proyecto de Administración de Planificación, Contabilidad y Libro Mayor (PALM, en inglés) de la Florida reemplazará los sistemas actuales de contabilidad y gestión de caja del Estado de la Florida con una solución integrada de gestión comercial que permitirá al Estado organizar, definir y estandarizar sus procesos de administración financiera. Consulte el volante Descripción general de Florida PALM para ver un resumen del Proyecto.

Un sistema que permite al Estado organizar, definir y estandarizar sus procesos de administración de finanzas y que se ajusta a la norma 215.90-215.96, Estatutos de la Florida.

En {[#0]}, se creó el Proyecto Florida PALM con el objetivo de modernizar los procesos y el sistema de administración financiera del estado. El Departamento de Servicios Financieros formó el Equipo del Proyecto Florida PALM. En julio de 2014, se elaboró un contrato para diseñar, construir e implementar la solución Florida PALM. Consulte la página Nuestra Historia para obtener más información sobre la historia de Florida PALM.

El sistema contable actual de la Florida, FLAIR, era muy avanzado cuando se desarrolló en la década de los 1970 y siguió teniendo la funcionalidad para la que fue creado a lo largo de los últimos 30 años, con ayuda de diversas modificaciones, actualizaciones, parches y la conexión a otros sistemas, incluso CMS. Desde la implementación de FLAIR y CMS, el presupuesto operativo del estado creció de cientos de millones a decenas de miles de millones de dólares, y las exigencias contables y de registros y libros financieros impuestos por las agencias estatales y federales crecieron de manera sustancial. Como resultado, FLAIR y CMS ya no satisfacen las necesidades del Estado. Como estos sistemas funcionan sobre una arquitectura que perdió vigencia y ya no es compatible, se decidió que la mejor alternativa era reemplazar ambos sistemas con una solución de administración financiera de última generación.

El objetivo del Proyecto se describe en la visión y los objetivos del Proyecto. La visión del Proyecto es:

Implementar un sistema de administración financiera de alcance estatal que propicie la estandarización, sean una base escalable para crecer a medida que surgen cambios comerciales, y posicione a la Florida para futuras innovaciones, ya que abarca una verdadera solución que alcanza a todas las empresas.

Se han identificado cuatro objetivos de solución para apoyar la Visión del Proyecto:

1. Reducir la exposición del Estado a los riesgos al emplear tecnología de administración financiera moderna diseñada sobre las premisas de escalabilidad, flexibilidad y sostenibilidad;
2. Mejorar los procesos de toma de decisiones a nivel estatal y de agencias, capturando grupos de datos consistentes y ampliables;
3. Mejorar las capacidades de administración financiera del Estado para permitir una supervisión más precisa del presupuesto y las demandas de efectivo en la actualidad y en el futuro; y
4. Mejorar la productividad, reducir la complejidad operativa y aumentar los controles internos al permitir la estandarización y automatización de los procesos comerciales dentro de y entre el DFS y las agencias.

La solución Florida PALM proporcionará las funciones para asistir en la gestión contable y de efectivo del estado en conformidad con los procesos comerciales estandarizados aprobados.

El Estado adquirió el software de administración financiera de Oracle® PeopleSoft y los servicios de infraestructura basados en Oracle Cloud.

El Proyecto Florida PALM fue diseñado para desarrollarse en varias fases a lo largo de nueve años. El primer lanzamiento de funcionalidad está previsto para julio de {[#0]}. Puede encontrar el cronograma completo en la página Cronograma del Proyecto.  

El Proyecto Florida PALM es administrado por el Departamento de Servicios Financieros y su gestión está a cargo de un Comité Directivo Ejecutivo. Para obtener información sobre la estructura del Equipo del Proyecto, consulte la página Organización del Proyecto.  

Habrá varios cambios en la estructura del Plan de Cuentas (cantidad de campos y longitud de los campos) y los valores (numeración). El Equipo de Florida PALM está trabajando de cerca con organizaciones y otras partes interesadas en el diseño del nuevo Plan de Cuentas, y el diseño final está previsto para fines de 2019.

Requisitos Comerciales son elementos específicos que describen las capacidades funcionales y técnicas que debe tener Florida PALM. Detallan lo que debe hacer la solución, no cómo debe hacerlo.

Las organizaciones harán su transición a Florida PALM con el paso del tiempo. En julio de 2021, un grupo determinado de organizaciones (conocidas como organizaciones Piloto) harán la transición completa a la nueva solución. El Proyecto prevé que la mitad de las organizaciones restantes completarán la transición en julio de 2023; el resto hará la transición en julio de 2024. En 2025, el Proyecto planea que todas las organizaciones comenzarán a usar la solución para la funcionalidad de nómina.

Cinco organizaciones estatales (el Departamento de Servicios Financieros, el Departamento de Protección Ambiental de la Florida, el Departamento de Oportunidades Económicas, el Departamento de Servicios de Administración y la División de Audiencias Administrativas) planean comenzar a usar Florida PALM para sus principales funciones contables en julio de 2021.

Para junio de 2020, el Proyecto Florida PALM determinará el enfoque que se utilizará para identificar las organizaciones que harán la transición durante la Etapa 1 y la Etapa 2.

Las organizaciones han sido colaboradoras importantes en las actividades de diseño, desarrollo, prueba e implementación de Florida PALM y lo seguirán siendo. Se pedirá a las organizaciones que lleven a cabo varias actividades a medida que se preparan para completar la transición de su gente, sus procesos y su tecnología a Florida PALM.

El Equipo de Florida PALM utilizará el sitio web de Florida PALM como recurso principal para compartir información. Además, se invita a las organizaciones a compartir información a través de su respectiva  Red de Promotores de Cambios de Florida PALM. Se pueden enviar preguntas a  FloridaPALM@myfloridacfo.com en cualquier momento.

El Equipo de Florida PALM y las organizaciones trabajarán en conjunto para definir las necesidades de interfaces para el sistema de administración financiera. La solución Florida PALM se desarrollará para respaldar los puntos identificados de intercambio de datos con sistemas comerciales de las organizaciones.

Habrá varias opciones de capacitación disponibles para el personal funcional y técnico que utilizará Florida PALM.

La solución Florida PALM es una aplicación de software de administración financiera moderna disponible a nivel comercial. Se incorporará terminología nueva, que se explicará en los comunicados y las capacitaciones. 

Durante la transición de las organizaciones a la Solución Florida PALM, es posible que haya oportunidades para que los proveedores presten servicios de asistencia. Los proveedores deberán trabajar directamente con las organizaciones para determinar sus necesidades específicas.

Florida PALM cumplirá con todas las regulaciones y normas federales y estatales aplicables. Si conoce alguna Ley o Norma que el Proyecto Florida PALM ha pasado por alto, comuníquese con el Equipo en  FloridaPALM@myfloridacfo.com.

Florida PALM ofrecerá varios tipos de informes, como búsquedas en línea, consultas, informes personalizables, tableros personales y otros métodos.

Los números de factura de Cuentas a Pagar están compuestos por 30 caracteres. Son los números que se obtienen de las facturas de proveedores. Los números de factura para facturación son un poco más cortos, ya que tienen 22 caracteres. Los números de factura para facturación corresponden a aquellas facturas que el Estado genera y envía a sus clientes (estatales o externos).

Los fondos se asignan cada año y se pueden encontrar en la Ley de Asignaciones Generales divulgada por la Legislatura. Los enlaces a determinadas asignaciones se pueden encontrar en la  página Proviso del Proyecto.