Preguntas Frecuentes
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El Proyecto de Administración de Planificación, Contabilidad y Libro Mayor (PALM, en inglés) de la Florida reemplazará los sistemas actuales de contabilidad y gestión de caja del Estado de la Florida con una solución integrada de gestión comercial que permitirá al Estado organizar, definir y estandarizar sus procesos de administración financiera. Consulte el volante Descripción general de Florida PALM para ver un resumen del Proyecto.
Un sistema que permite al Estado organizar, definir y estandarizar los procesos de administración de sus finanzas y que se ajusta a las Secciones 215.90-215.96, Estatutos de la Florida.
En 2014, se creó el Proyecto Florida PALM con el objetivo de modernizar los procesos y el sistema de administración financiera del estado. El Departamento de Servicios Financieros formó el Equipo del Proyecto Florida PALM. En julio de 2018, se firmó un contrato para diseñar, armar e implementar la solución Florida PALM. Consulte la página Nuestra Historia para obtener más información sobre la historia de Florida PALM.
La Solución Florida PALM proporcionará las funciones para asistir en la gestión contable y de efectivo del estado conforme a los procesos comerciales estandarizados aprobados.
El objetivo del Proyecto se describe en la visión y los objetivos del Proyecto. La visión del Proyecto es:
Implementar un sistema de administración financiera de alcance estatal que propicie la estandarización, sean una base escalable para crecer a medida que surgen cambios comerciales, y posicione a la Florida para futuras innovaciones, ya que abarca una verdadera solución que alcanza a todas las empresas.
Se han identificado cuatro objetivos de solución para apoyar la Visión del Proyecto:
- Reducir la exposición del Estado a los riesgos al emplear tecnología de administración financiera moderna diseñada sobre las premisas de escalabilidad, flexibilidad y sostenibilidad;
- Mejorar los procesos de toma de decisiones a nivel estatal y de agencias, capturando grupos de datos consistentes y ampliables;
- Mejorar las capacidades de administración financiera del Estado para permitir una supervisión más precisa del presupuesto y las demandas de efectivo en la actualidad y en el futuro; y
- Mejorar la productividad, reducir la complejidad operativa y aumentar los controles internos al permitir la estandarización y automatización de los procesos comerciales dentro de y entre el DFS y las agencias.
La Solución Florida PALM proporcionará las funciones para asistir en la gestión contable y de efectivo del estado conforme a los procesos comerciales estandarizados aprobados..
El Estado adquirió el software de administración financiera de Oracle® PeopleSoft y los servicios de infraestructura basados en Oracle Cloud.
El Proyecto Florida PALM es administrado por el Departamento de Servicios Financieros y su gestión está a cargo de un Comité Directivo Ejecutivo. Para obtener información sobre la estructura del Equipo del Proyecto, consulte la página Organización del Proyecto.
Requisitos Comerciales son elementos específicos que describen las capacidades funcionales y técnicas que debe tener Florida PALM. Detallan lo que debe hacer la solución, no cómo debe hacerlo.
Durante la transición de las organizaciones a la Solución Florida PALM, es posible que haya oportunidades para que los proveedores presten servicios de asistencia. Los proveedores deberán trabajar directamente con las organizaciones para determinar sus necesidades específicas.
Los fondos se asignan cada año y se pueden encontrar en la Ley de Asignaciones Generales divulgada por la Legislatura. Los enlaces a determinadas asignaciones se pueden encontrar en la página Proviso del Proyecto.
Florida PALM reemplazará los componentes principales del subsistema FLAIR (Central, Departamental y Nómina) y los componentes de gestión contable y manejo de efectivo del CMS. Florida PALM interactuará con todos los otros socios de los FFMIS.
Es posible que las agencias deban retirar los sistemas comerciales que duplicarán la funcionalidad de Florida PALM. Las agencias deben trabajar con el personal de su comité legislativo para confirmar el futuro de sus sistemas comerciales y si hay un plan relacionado para el retiro como consecuencia de la implementación de Florida PALM.
Habrá varias opciones de capacitación disponibles para el personal funcional y técnico que utilizará Florida PALM.
Habrá varios cambios en la estructura del Plan de Cuentas (cantidad de campos y longitud de los campos) y los valores (numeración). El Diseño del COA evolucionó y se perfeccionó a través de trabajos iterativos y colaborativos con las Divisiones y Oficinas del Departamento de Servicios Financieros (DFS), agencias y socios empresariales. El Diseño del COA establece la estructura del COA del estado para todas las Etapas y Fases. Obtenga más información sobre el Diseño y la estructura del COA en la página de la Solución.
El Equipo de Florida PALM y las agencias trabajarán en conjunto para definir las necesidades de interfaces para el sistema de administración financiera. La solución Florida PALM se desarrollará para respaldar los puntos identificados de intercambio de datos con sistemas comerciales de las agencias.
La solución Florida PALM es una aplicación de software de administración financiera moderna disponible a nivel comercial. Se incorporará terminología nueva, que se explicará en los comunicados y las capacitaciones.
Florida PALM cumplirá con todas las regulaciones y normas federales y estatales aplicables. Si conoce alguna Ley o Norma que el Proyecto Florida PALM ha pasado por alto, comuníquese con el Equipo en FloridaPALM@myfloridacfo.com.
Florida PALM ofrecerá varios tipos de informes, como búsquedas en línea, consultas, informes personalizables, tableros personales y otros métodos.
Los números de factura de Cuentas a Pagar están compuestos por 30 caracteres. Son los números que se obtienen de las facturas de proveedores. Los números de factura para facturación son un poco más cortos, ya que tienen 22 caracteres. Los números de factura para facturación corresponden a aquellas facturas que el Estado genera y envía a sus clientes (estatales o externos).
El Proyecto Florida PALM fue diseñado para desarrollarse en varias fases a lo largo de nueve años. El primer lanzamiento de funcionalidad está previsto para julio de {[#0]}. Puede encontrar el cronograma completo en la página Cronograma del Proyecto.
Todas las agencias harán la transición a Florida PALM en todas las etapas basadas en la funcionalidad de administración financiera (CMS, FLAIR Central, Nómina, FLAIR Departamental). Consulte el Cronograma del Proyecto para ver los detalles sobre el cronograma de implementación.
Las agencias han sido colaboradoras importantes en las actividades de diseño, desarrollo, prueba e implementación de Florida PALM y lo seguirán siendo. Se pedirá a las agencias que lleven a cabo varias actividades a medida que se preparan para completar la transición de su gente, sus procesos y su tecnología a Florida PALM.
El Equipo de Florida PALM utilizará el sitio web de Florida PALM como recurso principal para compartir información. Además, se invita a las agencias a compartir información a través de su respectiva Red de Promotores de Cambios de Florida PALM. Se pueden enviar preguntas a FloridaPALM@myfloridacfo.com en cualquier momento.
Todas las agencias tendrán usuarios en Florida PALM en la Etapa del CMS. Florida PALM reemplazará las funciones de manejo de efectivo (solicitar cuentas bancarias, obtener informes relacionados con depósitos bancarios y devoluciones de partidas, comunicarse con el Tesoro Público, procesos de inversión y desinversión en fondos de fideicomiso e informes de Cuentas Renovables Consolidadas [CRA]).
Habrá un informe disponible para las agencias con los valores de FLAIR que corresponden a los valores de Florida PALM. También habrá una interfaz de valores correspondientes disponible para usar con los sistemas comerciales de las agencias. Además, las agencias podrán buscar valores directamente en Florida PALM.
Para la Etapa del CMS, Florida PALM configurará los valores de Unidades Comerciales, Entidades Presupuestarias y Fondos de acuerdo con el diseño del COA. Los valores de Categorías y Cuentas se limitarán únicamente a aquellos que se necesitan para respaldar los procesos comerciales de la Etapa del CMS.
Los fondos presupuestarios son los valores de fondos de Florida PALM donde se cargarán las apropiaciones. Los fondos transaccionales son los valores de fondos de Florida PALM donde ocurren las operaciones diarias y donde pueden almacenarse los saldos de efectivo. Los valores de fondos presupuestarios son numéricos, mientras que los valores de fondos transaccionales pueden contener caracteres alfabéticos o numéricos.
Los valores de fondos transaccionales se numeran consecutivamente y siguen la estructura establecida del diseño del COA. Si un fondo, como el fondo de fideicomiso de Subvenciones y Donaciones, tiene varios usuarios de agencias, las agencias se organizan por su OLO y sus valores consecutivos asignados de fondos transaccionales de Florida PALM para representar a cada Identificador de Fondo de FLAIR individual.
Los fondos locales se confirmarán como parte de una actividad separada para identificar las configuraciones de cuentas bancarias y el Fondo Local relacionado.
Florida PALM configurará el fondo de GAAFR que utiliza la División de Contabilidad y Auditoría del Departamento de Servicios Financieros para la preparación de estados financieros. Este fondo de GAAFR se basa en lo que se informa en la Hoja General de Trabajo. Si las agencias tienen Identificadores de Fondo de FLAIR con números idénticos que se distinguen al usar diferentes GAAFR, tendrán un fondo con un número único en Florida PALM.
FLAIR Central seguirá siendo la herramienta de manejo de efectivo y control de presupuestos empresariales y mantendrá esos balances hasta que se implemente la Etapa Central. Florida PALM verificará el balance de efectivo invertido para transacciones de desinversión cuando se implemente la Etapa del CMS.
La funcionalidad "Control de Edición" confirmará los valores activos del COA y validará las combinaciones del COA.
Las actividades de inversión actuales de las agencias que se realizan a través del CMS y el sitio web del Tesoro Público se llevarán a cabo en Florida PALM cuando se implemente la Etapa del CMS.
Un subfondo es un fondo transaccional en Florida PALM y está previsto para representar fondos de niveles inferiores. Actualmente se denomina "subcuenta" en el CMS. El presupuesto seguirá estando a nivel del Identificador de Fondo de seis dígitos en FLAIR Central hasta la implementación de la Etapa Central. Las agencias pueden realizar transferencias entre subfondos del mismo fondo "principal" en Florida PALM.
