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CFO Sink Announces over $1 Million in Savings with "Going Green, Saving Green" Paperless Efforts

11/23/2009

CONTACTO: Kyra Jennings o Kevin Cate, 850-413-2842
 
TALLAHASSEE - La Oficial Principal de Finanzas de la Florida anunció hoy que el Departamento de Servicios Financieros ha efectuado ahorros para los contribuyentes de la Florida de más de $1 millón, a través del lanzamiento de varios esfuerzos para eliminar el uso del papel.  En general, el Departamento de la Oficial Principal de Finanzas Sink ha reducido el volumen impreso a la mitad, desde 2007.  La Oficial Principal de Finanzas Sink destacó algunos de los esfuerzos "Going Green, Saving Green" y dio a conocer una nueva propuesta legislativa para exigir pagos electrónicos, en un intento por reducir costos y modernizar las acciones del gobierno.

"Siempre estamos buscando modos más eficientes y económicos para realizar la tarea del estado, y a través de la implementación de este enfoque electrónico y moderno, podemos ahorrar más de un millón de dólares para los contribuyentes, además de colaborar con el medio ambiente", expresó la Oficial Principal de Finanzas Sink. "Vivimos en el siglo 21, y mediante la toma de medidas para eliminar el uso del papel hemos modernizado muchos de nuestros servicios, haciéndolos más accesibles y reduciendo costos".
 
En la conferencia de prensa, la Oficial Principal de Finanzas Sink destacó algunas iniciativas que ejemplifican los esfuerzos "Going Green, Saving Green", llevados a cabo por el Departamento.  Algunos ejemplos incluyen publicaciones en línea, de informes anuales y manuales de capacitación, comunicación con los agentes con licencia, emitida por el Departamento, a través de email únicamente, y eliminación de los recibos impresos por reembolsos electrónicos.

La Oficial Principal de Finanzas Sink anunció además que en la próxima sesión legislativa, impulsará cambios que permitan al Departamento exigir pagos, de y para algunas compañías que realizan negocios con el estado, a través de transferencia electrónica de fondos (EFT), en vez de órdenes en papel.  Le cuesta al estado $4.18 por pago para una orden en papel y solamente $0.77 enviar un pago de manera electrónica.

"Debido a la gran diferencia de costos, los requisitos para pagos electrónicos tienen sentido -- constituyen otro modo de modernizar la tarea del estado y ahorrar dinero", anunció la Oficial Principal de Finanzas Sink. "La prioridad número uno aquí en Tallahassee es estar seguros que los dólares de los contribuyentes están siendo usados de manera sensata, a la vez que se mejora el servicio para los ciudadanos de la Florida".

Durante los últimos dos años, la Oficial Principal de Finanzas Sink ha sido una franca defensora de los contribuyentes de la Florida.  Gracias a las medidas de eficiencia y ahorro en costos impulsadas por la Oficial Principal de Finanzas Sink, se proyecta que el departamento ahorre más de $5 millones, sólo en el 2009.

Desde que asumió el cargo, la Oficial Principal de Finanzas Sink ha implementado medidas como la consolidación de los 11 centros de atención al consumidor, del Departamento, en 2 centros de atención, la renegociación de contratos existentes y la disminución de los costos de las comunicaciones inalámbricas del Departamento, en un 37%.
 
En www.GetLeanFlorida.com, los ciudadanos pueden brindar consejos sobre cómo reducir el despilfarro y las ineficiencias del gobierno.  Desde Marzo de 1, Get Lean ya ha recibido aproximadamente 300,2009 sugerencias de los ciudadanos sobre cómo el gobierno estatal puede frenar los derroches y ha hecho conocer estos consejos a las agencias para que se implementen.  Para mayor información visite www.MyFloridaCFO.com.
 

 
Campañas Going Green, Saving Green por División
 
 
Division of Accounting and Auditing:

• Eliminated printing of the Comprehensive Annual Financial Report (CAFR): $10,000 per year
• Statewide: Discontinued printing employee reimbursement receipts: $85,000 per year
Division of Administration:
• Printer consolidation to multi-function devices that allow scanning and emailing of information and digital filing.

División de Servicios de Agentes y Agencias

• Replaced most outgoing correspondence with an e-mail notification directing licensees to their online account to view information: $350,000 per year
• Jan 2010: Will send e-mails to licensees with updates to licensing record and pending application status.
• June 2010: Will send ad-hoc e-mails directly from the licensing database for all records maintained in the system or any subset of records.
• Eliminated record storage of investigative case files:  $3,100 per year

Division of Consumer Services:

• Consolidation and on-line posting of consumer brochures: $38,304 to date
Division of Funeral and Cemetery Services:
• Use of CD instead of paper copies for Board packets: $1,200 per Board meeting

Division of Information Systems:

• Statewide: Eliminated agency printing on financial data that was already available through a secure web site: 3.7 million sheets of paper and over $22,000  to date
• Print volume has been cut in half: $137,390 in Fiscal Year 08-09

División de Fraude de Seguros

• 500-page Policy Manual is now on-line instead of printed: $5,000 per year
• P-card reconciliation report scanned and saved electronically rather than printing a hard copy.
• Scan hard copy citizen’s complaints into the ACISS database rather than sending hard copies throughout the state: $1,000 per year
• Anti-fraud plans are reviewed, stored, approved, and updated on-line rather than running hard copies.
• Various pamphlets available on-line rather than sending hard copies through the mail.
• DTO Program is now on-line rather than hard copy manuals for new hires and Field Training Officers.

Division of Legal Services:

• Electronic Return Receipt Mailings: $ 10,000 per year
Postage Reduction using IServe: $85,375 to date
• Eliminated the need for plaintiffs lawyers to submit a second copy of service documents to DFS: reducing paper intake by 1.5 million pages per year.

Division of Rehab and Liquidation:

• Move to online documents such as court orders, proof of claim forms, W-9 forms: $11,780 to date
• Two-sided printing of correspondence: $5,861 to date

Division of Risk Management:

• Increase in electronic payments (ACH) to claimants: $8,575 to date
• Electronic Return Receipt Mailing: $3,152 per year
• Transmission of claim files to liability defense attorneys electronically.

Division of the State Fire Marshal:

• Increased use of CD-Rom vs. Digital Photos for Laboratory Public Records Requests: $8,280 to date
• Reduction in Laboratory case file documentation: $8,361 to date
• Use of e-mail to transmit inspections and plan review docs: $4,295 to date

Division of the Treasury:

• Publishing the Treasurer’s Annual Report on the website, instead of printing 300 copies:  $740 per year
• Stopped printing daily statements and started saving them to the network drive: Over 1 million pages of paper and $5,948 to date
• Only print EFT Notices of Change upon agency request:  700 pages per week
• Trust Business Annual Reports are now emailed to the approximate 100 applicable customers as opposed to being mailed in hard copies.
• Monthly reports to agency regulators (i.e.: DOT, Lottery, OIR) are now provided in electronic form via email as opposed to being mailed in hard copies.
• On-line enrolling with all of the investment vendors.

Division of Workers Compensation:

• Increased Use of CD-Rom Florida Statutes: $2,030
• Electronic Return Receipt Mailings: $5,200  (Since March 2009)
• Implementation of mandatory Electronic Data Interchange (EDI) submission for the four primary workers' compensation claim forms.

Como funcionaria electa del Gabinete de la Florida, la Oficial Principal de Finanzas Alex Sink supervisa el Departamento de Servicios Financieros.  Exitosa mujer de negocios, con casi tres décadas de experiencia en el sector privado, Sink está cumpliendo su primer mandato como Oficial Principal de Finanzas de la Florida.  En este puesto, las prioridades de Sink incluyen utilizar su experiencia para reducir los gastos innecesarios del gobierno, combatir el fraude financiero y de seguros, y reformar las prácticas de contratación del gobierno estatal.