PARTE TRES - Requisitos de Cumplimiento

Los objetivos de la mayoría de los requisitos de cumplimiento para los proyectos estatales son de naturaleza genérica. Por ejemplo, muchos proyectos tienen requisitos de elegibilidad para individuos u organizaciones. Aunque los criterios para determinar la elegibilidad varían según cada proyecto, el objetivo del requisito de cumplimiento para los individuos u organizaciones elegibles es consistente en todos los proyectos estatales.

En lugar de repetir estos requisitos de cumplimiento, los objetivos de la auditoría, y los procedimientos de auditoría sugeridos para cada uno de los proyectos en la Parte Cuatro - Requisitos de Cumplimiento de Proyecto Estatal, se mencionan una vez en la Parte Tres. Para cada proyecto en el Suplemento de Cumplimiento, la Parte Cuatro contiene información adicional sobre los requisitos de cumplimiento que surgen de las leyes y normas aplicables a cada proyecto, incluyendo los requisitos específicos para cada proyecto que deben probarse utilizando la guía en la Parte Tres.

Los auditores considerarán el cumplimiento de los requisitos y objetivos de auditoría relacionados en las Partes Tres y Cuatro en cada auditoría de entidades no estatales requeridas por la Ley de Auditoría Única de la Florida. Al tomar la determinación de no evaluar un requisito de cumplimiento, el auditor debe concluir que el requisito no se aplica a la entidad no estatales en particular, o que el incumplimiento de dicho requisito no podría tener un efecto material en un proyecto importante. Las descripciones de los requisitos de cumplimiento en las Partes Tres y Cuatro por lo general son resúmenes de los requisitos de cumplimiento reales. El auditor debe remitirse a las leyes y reglas de referencia para cumplir completamente con los requisitos.

Los procedimientos de auditoria sugeridos se proporcionan para asistir a los auditores en la planificación y realización de evaluaciones del cumplimiento de entidades no estatales con los requisitos de los proyectos estatales. El juicio del auditor será necesario para determinar si los procedimientos de auditoria sugeridos son suficientes para alcanzar el objetivo de auditoria establecido y si se necesitan procedimientos de auditoria adicionales o alternativos.

Debido a la diversidad de sistemas implementados entre las entidades no estatales, la Parte Tres no incluye los procedimientos de auditoria sugeridos para evaluar el control interno. El auditor debe determinar los procedimientos apropiados para evaluar el control interno de acuerdo a cada caso considerando factores como el control interno de la entidad no estatal, los requisitos de cumplimiento, los objetivos de auditoría de cumplimiento, la evaluación de control de riesgo del auditor, y el requisito de la auditoría para evaluar controles internos según la Sección 215.97(8), de los Estatutos de la Florida. Sin embargo, la Parte Cinco - Controles Internos, proporciona los objetivos de los controles internos y ciertas características de control interno que, cuando están presentes y funcionan eficazmente, pueden asegurar el cumplimiento de los requisitos enumerados en las Partes Tres y Cuatro

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A. Actividades Permitidas y No Permitidas

Requisitos de Cumplimiento

Este requisito de cumplimiento especifica las actividades que pueden y no pueden ser financiadas bajo un proyecto específico. Los requisitos específicos para actividades permitidas o no permitidas son únicos para cada proyecto estatal y se encuentran en las leyes, reglas, y disposiciones de los contratos o acuerdos de subvenciones. Para los proyectos enumerados en el Suplemento de Cumplimiento, estos requisitos específicos se encuentran en la Parte Cuatro.

Objetivos de Auditoría

Determinan si la asistencia financiera estatal se gastó sólo para actividades admisibles.

Procedimientos de Auditoría Sugeridos

1. Identificar los tipos de actividades que están específicamente permitidas o prohibidas por las leyes, reglas, y disposiciones de los contratos o acuerdos de subvenciones del proyecto.
   
   
2. Cuando se determina la admisibilidad en base a la información de resumen, realizar procedimientos para verificar que:
   
   
   1. Las actividades eran admisibles.
      
      
   2. Las transacciones individuales se clasificaron y se acumularon adecuadamente en el total de actividad.
   
   
3. Cuando la admisibilidad se determina basada en transacciones individuales, seleccionar una muestra de transacciones y realizar procedimientos para verificar que la transacción se realizó para una actividad admisible.
   
   
4. El auditor debe estar atento a las transferencias de fondos de cuentas de proyectos que pueden haber sido usados para financiar actividades no deducibles.

B. Costos Admisibles

Requisitos de Cumplimiento

Se prohíbe a las entidades utilizar fondos de subvenciones para cabildear en la legislatura. (Sección 216.347, de los Estatutos de la Florida). Además, las restricciones de gastos están resumidas en la Guía de Referencia para Gastos Estatales del Departamento de Servicios Financieros. Otros requisitos específicos para costos deducibles son únicos para cada proyecto estatal y se encuentran en las leyes, reglas, y disposiciones de contratos o acuerdos de subvención del proyecto. Para los proyectos enumerados en el Suplemento de Cumplimiento, estos requisitos específicos se encuentran en la Parte Cuatro.

Objetivos de Auditoría

Determinan si los gastos de asistencia financiera estatal fueron para costos admisibles.

Procedimientos de Auditoría Sugeridos

1. Identificar los tipos de costos que están específicamente permitidos o prohibidos por las leyes, reglas, y disposiciones de los contratos o acuerdos de subvenciones del proyecto.
   
   
2. Seleccionar una muestra de transacciones y realizar procedimientos para verificar que las transacciones se realizaron para un costo admisible y no para cabildear en la legislatura o para otros usos prohibidos.

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C. Administración de Efectivo

Requisitos de Cumplimiento

Las agencias estatales expresamente autorizadas por ley para hacer adelantos para la puesta en marcha de proyectos o servicios contratados en total o periódicamente, deben limitar dichos adelantos a otras entidades no estatales y entidades si fines de lucro. El monto a ser adelantado no puede exceder las necesidades en efectivo estimadas del receptor dentro de los 3 meses iniciales. A partir de entonces los desembolsos sólo deben hacerse sobre una base de reembolso. El Oficial Principal de Finanzas, luego de consultar con el comité de asignaciones, puede adelantar fondos más allá de un requisito de 3 meses, si se determina que es consistente con el propósito del presupuesto operativo aprobado. Todo acuerdo que proporcione adelantos puede contener una cláusula que permita al subreceptor invertir temporariamente las ganancias, siempre y cuando el ingreso por interés sea devuelto a la agencia, o se aplique para pagar el monto del contrato de la agencia. (Sección 216.181, de los Estatutos de la Florida) Se pueden encontrar requisitos de administración de efectivo específicos sólo aplicables a un proyecto estatal en las leyes, reglas, y disposiciones de contratos o acuerdos de subvenciones del proyecto. Para los proyectos enumerados en el Suplemento de Cumplimiento, estos requisitos específicos se encuentran en la Parte Cuatro.

Objetivos de Auditoría

1. Determinar que los procedimientos de administración de efectivo estén de acuerdo con la Sección 216.181, de los Estatutos de la Florida, y otras leyes, reglas, y disposiciones de los contratos o acuerdos de subvenciones del proyecto estatal.
   
   
2. Determinar que el ingreso por intereses, cuando es admisible, sea correctamente registrado y devuelto a la agencia estatal o que se aplique al contrato o acuerdo de subvención.

Procedimientos de Auditoría Sugeridos

1. Revisar las solicitudes de desembolso y buscar documentación acreditativa. Asegurarse de que los costos por los cuales se solicitó el desembolso hayan sido pagados antes de la fecha de solicitud del reembolso.
   
   
2. Determinar si algún ingreso por intereses se debía a la agencia estatal y se remitió a la agencia o se aplicó a los montos debidos por la agencia estatal.

D. Elegibilidad

Requisitos de Cumplimiento

Este requisito de cumplimiento especifica el criterio para determinar los receptores (individuos o grupos de individuos), o subreceptores que pueden participar en el proyecto y los montos para los cuales son elegibles. Los requisitos específicos para la elegibilidad son únicos para cada proyecto estatal, y se encuentran en las leyes, reglas y disposiciones de los contratos y acuerdos de subvenciones del proyecto. Para los proyectos que se enumeran en el Suplemento de Cumplimiento, estos requisitos específicos se encuentran en la Parte Cuatro.

Objetivos de Auditoría

1. Determinar si se realizaron las determinaciones de elegibilidad solicitadas y que sólo los receptores elegibles (individuos o grupos de individuos) participaron en el proyecto.
   
   
2. Determinar que las subasignaciones sólo se hagan a subreceptores elegibles.
   
   
3. Determinar que los montos otorgados a, o en nombre de, receptores y subreceptores elegibles se hayan calculado de acuerdo con los requisitos del proyecto.

Procedimientos de Auditoría Sugeridos

1. Elegibilidad para Beneficiarios:
   
   
   1. Para proyectos estatales con un gran número de beneficiarios, la entidad no estatal puede utilizar un sistema de computación para procesar las determinaciones de elegibilidad individuales y la entrega de los beneficios. En dichos casos, el auditor debe realizar procedimientos de auditoría en relación con cualquier sistema de computación utilizado para determinar la elegibilidad, ya que puede ser necesario para apoyar la opinión sobre cumplimiento.
      
      
   2. Realizar procedimientos de auditoría para determinar si la base de datos o los registros de la entidad no gubernamental incluyen todos los individuos o grupos de individuos que reciben beneficios durante el período de auditoría.
      
      
   3. Llevar a cabo evaluaciones para determinar si: la entidad no estatal realizó la determinación de elegibilidad requerida y el individuo o grupo de individuos fue determinado elegible; los beneficios se calcularon correctamente y de acuerdo con los requisitos del proyecto; y los beneficios se suspendieron cuando finalizó el período de elegibilidad.
   
   
   
2. Elegibilidad para subreceptores
   
   
   1. Si la determinación de elegibilidad se basa en una solicitud o plan aprobado, obtener una copia de este documento e identificar los requisitos de elegibilidad aplicables.
      
      
   2. Seleccionar una muestra de asignaciones a subreceptores y realizar procedimientos para verificar que dichos subreceptores eran elegibles y que los montos asignados estuvieron dentro de los límites del financiamiento.

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E. Administración de Equipos y Bienes Raíces

Requisitos de Cumplimiento

Este requisito especifica el uso, administración y disposición de los equipos y bienes raíces adquiridos con asistencia financiera estatal.

Si el proyecto de ley de asignaciones exige el cumplimiento de la Sección 216.348, de los Estatutos de la Florida, la entidad sin fines de lucro debe ejecutar un acuerdo escrito con la agencia estatal según lo siguiente:

La entidad sin fines de lucro que adquiera bienes raíces con la subvención, o que posea bienes raíces sobre los que se están realizando mejoras constructivas, renovaciones, modificaciones, o se mantienen con la subvención, debe ejecutar, entregar y registrar en el condado en el cual está ubicada la propiedad, un acuerdo que prohíba a la entidad sin fines de lucro vender, transferir, hipotecar o aplicar su interés en la propiedad inmobiliaria durante el período del acuerdo, a menos que haya sido aprobado por la agencia estatal.

Para la entidad sin fines de lucro que no adquiere o que no es propietaria de los bienes raíces que estén siendo mejorados, el conttrato probíbe vender, transferir, hipotecar o asignar su interés en el arriendo, mejoras, restauraciones, o en la persona, a menos que la agencia lo apruebe. Además, la entidad sin fines de lucro deberá ejecutar y entregar un instrumento de seguridad, declaración de financiación, u otro documento apropiado que asegure el interés de la agencia estatal.

Todos los acuerdos deben exigir a la entidad sin fines de lucro que continúe la operación, mantenimiento, reparación y administración de la propiedad, de acuerdo con los propósitos para los cuales los fondos fueron asignados originariamente, y por el período de tiempo expresamente especificado por el proyecto que asignó la subvención. Si esto no se cumple, la entidad sin fines de lucro debe devolver los fondos de subvención a la agencia estatal según lo especifica la ley.

Todos los acuerdos deben exigir que la entidad sin fines de lucro adopte un sistema contable que cumpla con los principios contables generalmente aceptados, el cual debe proporcionar un registro completo del uso del dinero de la subvención.

Todos los acuerdos deben exigir a la entidad sin fines de lucro comprar y mantener seguro para los directores, funcionarios y empleados de la entidad sin fines de lucro contra responsabilidad por las acciones realizadas mientras se desempeñan como autoridades.

Todos los acuerdos deben exigir a la entidad sin fines de lucro que devuelvan la parte del dinero de la subvención recibida que no es necesaria para la compra de la tierra, o costo de las mejoras, restauraciones, y personalidad, para lo cual se otorgó la subvención.

La agencia estatal puede exigir que la entidad sin fines de lucro obtenga una fianza de fidelidad total, en el monto de la subvención, que reembolsará a la agencia en caso de que alguien que maneje el dinero de dicha subvención malverse los fondos, o se fugue con el dinero de la subvención.

(Sección 216.348, de los Estatutos de la Florida)

Otros requisitos para la administración de equipos y bienes raíces son únicos para cada proyecto estatal y se encuentran en las leyes, reglas y disposiciones de contratos o acuerdos de subvención del proyecto. Para los proyectos enumerados en el Suplemento de Cumplimiento, estos requisitos específicos se encuentran en la Parte Cuatro.

Objetivos de Auditoría

1. Determinar si la entidad no estatal mantiene registros adecuados para los equipos y si protege y mantiene adecuadamente dichos equipos.
   
   
2. Determinar si la disposición de equipos o bienes raíces adquiridos por asignaciones estatales está de acuerdo con las leyes, reglas, y disposiciones de los contratos y de los acuerdos de subvenciones.
   
   
3. Determinar si la entidad sin fines de lucro que recibe fondos de subvención estaba sujeta a, y cumplió con los requisitos de la Sección 216.348, de los Estatutos de la Florida.

Procedimientos de Auditoría Sugeridos

1. Determinar la cantidad de adquisiciones de equipos y bienes raíces realizadas con la asistencia financiera estatal.
   
   
2. Revisar todos los registros de inventarios físicos y establecer si se determinaron diferencias entre el inventario físico y el registro de equipos. Inspeccionar físicamente una muestra del equipo que se adquirió con la asistencia financiera estatal.
   
   
3. Seleccionar una muestra de las transacciones del equipo y evaluar el cumplimento de las leyes, reglas y disposiciones de los contratos o acuerdos de subvenciones.
   
   
4. Determinar si la entidad no estatal dispuso del equipo o bienes raíces adquiridos con la asistencia financiera estatal de acuerdo con las leyes, reglas y disposiciones de los contratos, o acuerdos de subvenciones del proyecto.
   
   
5. Para una entidad sin fines de lucro sujeta a la Sección 216.348, de los Estatutos de la Florida, determinar lo siguiente:
   1. Que la entidad sin fines de lucro que adquirió bienes raíces con la subvención, o que poseía bienes raíces sobre los que se estaban realizando mejoras, restauraciones, modificaciones, o se mantenían con la subvención, haya ejecutado, entregado y registrado, en el condado en el cual estaba ubicada la propiedad, un acuerdo que prohibía a la entidad sin fines de lucro vender, transferir, hipotecar, o aplicar su interés en la propiedad inmobiliaria durante el período del acuerdo a menos que haya sido aprobado por la agencia estatal.
      
      
   2. Que la entidad sin fines de lucro que no adquirió o no poseía los bienes raíces que estaban siendo mejorados, haya ejecutado y entregado un documento de seguridad, declaración financiera u otro documento apropiado que asegure el interés de la agencia estatal. (Remitirse al Capítulo 679, de los Estatutos de la Florida, Código Comercial Uniforme sobre la presentación y perfeccionamiento de un instrumento de seguridad.)
      
      
   3. Que la entidad sin fines de lucro haya continuado la operación, mantenimiento, reparación y administración de la propiedad de acuerdo con los propósitos para los cuales los fondos fueron asignados originariamente, y por el período de tiempo expresamente especificado por el proyecto de ley que asignó la subvención. Si esto no se cumplió, se deben haber devuelto los fondos de subvención a la agencia estatal según lo especifica la ley.
      
      
   4. Que la entidad sin fines de lucro haya adoptado un sistema contable que cumpla con los principios contables generalmente aceptados, que hayan proporcionado un registro completo del uso del dinero de la subvención.
      
      
   5. Que la entidad sin fines de lucro haya comprado y mantenido seguro para los directores, funcionarios y empleados de la entidad sin fines de lucro contra responsabilidad civil por las acciones realizadas mientras actuaban dentro del marco de su autoridad.
      
      
   6. Que la entidad sin fines de lucro haya devuelto la parte del dinero de la subvención recibida que no fue necesaria para la compra de la tierra, o costo de las mejoras, restauraciones, y personalidad, para lo cual se otorgó la subvención.
      
      
   7. Que, si lo requiere la agencia estatal, la entidad sin fines de lucro haya obtenido una fianza de fidelidad total, en el monto de la subvención.
      
      
   8. Que la entidad sin fines de lucro haya cumplido con cualquier otro requisitos especificado en el acuerdo por la agencia estatal.

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F. Equiparamientos

Requisitos de Cumplimiento

Este requisito especifica las contribuciones aceptables de un monto o porcentaje establecido para equiparar las asignaciones estatales. La equiparación puede ser en forma de costos admisibles incurridos o contribuciones en especie. Los requisitos específicos para el equiparamiento son únicos para cada proyecto estatal y se encuentran en las leyes, reglas y disposiciones de los contratos o acuerdos de subvención del proyecto. Para los proyectos enumerados en el Suplemento de Cumplimiento, estos requisitos específicos están en la Parte Cuatro.

Objetivos de Auditoría

Determinar si se proporcionó el porcentaje de contribuciones, monto mínimo o fondos equiparados.

Procedimientos de Auditoría Sugeridos

1. Realizar pruebas para verificar si se cumplió con las contribuciones equiparadas.
   
   
2. Determinar las fuentes de las contribuciones equiparadas y realizar pruebas para verificar si provenían de una fuente admisible.
   
   
3. Verificar los registros para corroborar si los valores de las contribuciones en especie están de acuerdo con las leyes, reglas y disposiciones del contrato o acuerdo de subvención del proyecto.

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G. Período de Disponibilidad de Fondos Estatales

Requisitos de Cumplimiento

Este requisito especifica el período de tiempo durante el cual la entidad no gubernamental puede utilizar la asistencia financiera estatal. Los requisitos específicos para la disponibilidad de los fondos son únicos para cada proyecto estatal y se encuentran en las leyes, reglas y disposiciones de los contratos o acuerdos de subvenciones del proyecto. Para los proyectos enumerados en el Suplemento de Cumplimiento, estos requisitos específicos se encuentran en la Parte Cuatro.

Objetivos de Auditoría

Determinar si los fondos estatales quedaron adeudados dentro del período de disponibilidad y si las obligaciones se liquidaron dentro del período de tiempo requerido.

Procedimientos de Auditoría Sugeridos

1. Revisar las leyes, reglas y contratos o documentos de subvención del proyecto, determinar los requisitos de asignaciones específicas relacionados con el período de disponibilidad y documentar el período de disponibilidad.
   
   
2. Evaluar una muestra de las transacciones que se cargaron al proyecto estatal al final del período de disponibilidad y verificar que las obligaciones subyacentes ocurrieran dentro del período de disponibilidad.
   
   
3. Evaluar una muestra de las transacciones que se cargaron al proyecto estatal durante el período de disponibilidad y verificar que las obligaciones subyacentes ocurrieran dentro del período de disponibilidad.

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H. Informes

Requisitos de Cumplimiento

Este requisito especifica el o los tipo(s) de informes financieros, de desempeño y especiales que la entidad no estatal debe preparar al recibir asistencia financiera estatal. Los requisitos específicos para los informes son únicos para cada proyecto estatal, y se encuentran en las leyes, reglas y disposiciones de los contratos o acuerdos de subvenciones del proyecto. Para los proyectos enumerados en el Suplemento de Cumplimiento, estos requisitos específicos se encuentran en la Parte Cuatro.

Objetivos de Auditoría

Determinar si los informes requeridos incluyen todas las actividades del período informado, se encuentran apoyados por registros de desempeño o contables aplicables, y se presentan justamente de acuerdo con los requisitos del proyecto.

Procedimientos de Auditoría Sugeridos

1. Revisar documentos de asignaciones y reglas del proyecto y determinar todos los requisitos de informes de asignaciones específicas.
   
   
2. Realizar procedimientos analíticos sobre los montos informados, estableciendo la razón de las diferencias no estimadas.
   
   
3. Seleccionar una muestra de informes y evaluar las partidas específicas para verificar que estén completas y sean precisas.

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I. Monitoreo de Subreceptor

Requisitos de Cumplimiento

Las entidades no gubernamentales que proporcionan asistencia financiera estatal a un subreceptor deberán: proporcionar al subreceptor la información que éste necesita para cumplir con los requisitos de la Ley de Auditoría Única de la Florida; revisar los informes de auditoría del subreceptor, incluyendo las cartas administrativas, cuando sea necesario para determinar si se ha llevado a cabo una acción correctiva apropiada y oportuna; realizar otros procedimientos especificados en los términos y condiciones del acuerdo escrito con la agencia estatal incluyendo los monitoreos requeridos de la utilización de la asistencia financiera estatal del subreceptor a través de visitas al lugar, auditorías de alcance limitado, u otros procedimientos específicos; y exigir que el subreceptor permita al auditor independiente de la entidad no gubernamental, a la agencia de asignaciones estatales, al Oficial Principal de Finanzas, y al Auditor General el acceso a sus registros. (Sección215.97, Estatutos de la Florida) Para los proyectos enumerados en el Suplemento de Cumplimiento, se proporcionan otros requisitos en la Parte Cuatro.

Objetivos de Auditoría

1. Determinar si los requisitos de cumplimiento e información de asignaciones fueron identificados en los documentos de asignaciones a los subreceptores.
   
   
2. Determinar si la entidad no gubernamental identificó todas las auditorías de subreceptores aplicables y controló el recibo mismo.
   
   
3. Determinar si se revisaron las auditorías de subreceptores, incluyendo las cartas administrativas.
   
   
4. Determinar si se cumplieron los requisitos específicos con respecto a los subreceptores que figuran en el acuerdo del receptor con la agencia estatal, incluyendo todo tipo de monitoreo del uso de la asistencia financiera estatal por parte del subreceptor a través de visitas en el lugar, auditorías de alcance limitado, u otros procedimientos especificados.
   
   
5. Determinar si los acuerdos de los subreceptores exigieron que se brinde el acceso a los registros según requiere la ley.

Procedimientos de Auditoría Sugeridos

1. Revisar los documentos de asignación para establecer si la entidad no gubernamental hizo saber a los subreceptores la información y requisitos, incluyendo el acceso requerido a los registros.
   
   
2. Verificar que la entidad no gubernamental haya tenido un sistema en funcionamiento para controlar el recibo de los informes de auditoría de los subreceptores requeridos para tener una auditoría única estatal, incluyendo procedimientos de seguimiento cuando no se realizaron las auditorías requeridas, o se realizaron pero no conforme a la Sección 215.97, de los Estatutos de la Florida.
   
   
3. Verificar que la entidad no estatal haya revisado las auditorías de los subreceptores, incluyendo las cartas administrativas, para determinar si se llevó a cabo una acción correctiva apropiada y oportuna con respecto a las conclusiones y recomendaciones de la auditoría de la asistencia financiera estatal proporcionada.
4. Determinar si se han llevado a cabo otros procedimientos especificados en los términos y condiciones del acuerdo escrito con la agencia estatal, incluyendo todo tipo de control requerido a través de visitas en el lugar, auditorías de alcance limitado, u otros procedimientos.

J. Pruebas y Disposiciones Especiales

Requisitos de Cumplimiento

Los requisitos específicos para Evaluaciones y Provisiones Especiales son únicos para cada proyecto estatal y se encuentran en las leyes, reglamentaciones, y en las disposiciones de los contratos o acuerdos de subvenciones del proyecto. Para los proyectos enumerados en el Suplemento, los requisitos de cumplimiento, objetivos de auditoría, y procedimientos sugeridos de auditoría para Evaluaciones y Provisiones Especiales se encuentran en la Parte Cuatro, Requisitos de Cumplimiento de Proyectos Estatales. Para los proyectos no enumerados en este suplemento, el auditor deberá revisar leyes y reglas de referencia, y los contratos del proyecto o acuerdos de subvención para identificar los requisitos de cumplimiento y desarrollar los objetivos y procedimientos de auditoría para Evaluaciones y Provisiones Especiales que puedan tener un efecto directo y material sobre un proyecto importante. El auditor también debe hacer averiguaciones sobre la entidad no gubernamental para ayudar a identificar y comprender las Evaluaciones y Provisiones Especiales.