PARTE CINCO - Controles Internos

La Sección 215.97(10) del Estatuto de la Florida, La Ley de Auditoría Única de la Florida, le requiere a los auditores que conducen una auditoría única estatal de receptores o subreceptores que comprendan los controles internos, evalúen los riesgos de control, y realicen evaluaciones de control de riesgo a menos que los controles sean considerados ineficaces. También, los auditores tienen que determinar si la entidad no estatal posee controles internos en su lugar para asegurar el cumplimiento razonable con las provisiones de leyes, regulaciones, y otras reglas, relacionadas con las asignaciones estatales que tienen un efecto material sobre cada proyecto estatal principal.

La Parte Cinco tiene como objetivos asistir a los auditores para cumplir con estos requisitos describiendo para cada tipo de requisitos de cumplimiento, los objetivos de control interno y ciertas características de control interno que, si están presentes y operan de manera efectiva pueden asegurar el cumplimiento de los requisitos del proyecto. Sin embargo, la categorización que se refleja en la Parte Cinco puede no necesariamente reflejar cómo una entidad considera e implementa el control interno. Además, esta parte no es una lista de control de características requeridas de control interno. Las entidades no estatales pueden contar con control interno adecuado a pesar de que todas o algunas de las características incluidas en la Parte Cinco no estén presentes. Además, las entidades no estatales podrían tener otros controles internos apropiados que operen de manera efectiva que no han sido incluidas en la Parte Cinco. Las entidades no estatales y sus auditores necesitarán ejercer buen juicio al determinar el control interno más apropiado y rentable en un medio ambiente o circunstancia dada para proveer una seguridad razonable en cuanto al cumplimiento de los requisitos del proyecto estatal.

Las características de control interno están presentes en el contexto de los componentes de control interno según están incorporados en la Declaración de Estándares de Auditoría No. 78 (SAS 78), Consideración de un Control Interno en una Auditoría de Declaración Financiera, emitida por la Junta de Estándares de Auditoría del Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados. Por lo tanto, la Parte Cinco describe características de control interno que se relacionan con cada uno de los cinco componentes de control interno que deberían asegurar de manera razonable el cumplimiento de las leyes estatales, normas, y requisitos de cumplimiento de proyecto. Abajo se incluye una descripción de los componentes de control interno según lo define SAS 78, como así también ejemplos de características comunes a los requisitos de cumplimiento 10. Los objetivos del control interno y los ejemplos de características específicas para cada uno de los requisitos de cumplimiento (excepto Provisiones y Pruebas Especiales) siguen a esta introducción.

Ambiente de Control establece el tono de una organización, e influye en la consciencia del control de su gente. Es la fundación para todos los otros componentes de control interno, provee disciplina y estructura.

• Se establece un sentido de conducir las operaciones éticamente, según se evidencia en el código de conducta u otra directiva verbal o escrita.
  
  
• La administración responde de manera positiva a las recomendaciones de control.
  
  
• La administración muestra respeto y adhesión a los requisitos de cumplimiento del proyecto.
  
  
• Se definen claramente las responsabilidades gerenciales claves.
  
  
• Los gerentes claves tienen conocimiento y experiencia adecuada para descargar sus responsabilidades.
  
  
• El personal conoce acerca de los requisitos de cumplimiento y son capaces de comunicar todos los casos de no cumplimiento a la gerencia.
  
  
• El compromiso de la adminstración en garantizar la competencia del personal asegura que el mismo reciba capacitación adecuada para ejecutar sus tareas.
  
  
• La gerencia apoya un adecuado sistema de informes e información.

Evaluación de Riesgo es el análisis e identificación por parte de la entidad, de los riesgos relevantes para el logro de su objetivo, formando una base para determinar cómo deberían manejarse los riesgos.

• Los gerentes de proyectos y el personal entienden y han identificado objetivos de cumplimiento claves.
  
  
• La estructura organizativa provee identificación de riesgos de no cumplimiento:
  • Se les ha dado a los gerentes claves la responsabilidad de identificar y comunicar cambios.
  • Se identifican los empleados que requieren supervisión de cerca.
  • La gerencia ha identificado y evaluado operaciones, programas o proyectos complejos.
  • La gerencia está al tanto de los resultados de monitoreo, auditorías, y revisiones, y considera los riesgos relacionados con el no cumplimiento.
  
  
• Se establece un proceso para implementar cambios en los objetivos y procedimientos del proyecto.

Actividades de Control son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las directivas gerenciales.

• Los procedimientos y políticas operativas están claramente escritas y comunicadas.
  
  
• Hay procedimientos en vigor para implementar cambios en leyes y normas.
  
  
• La gerencia prohíbe la intervención o anulación de los controles establecidos.
  
  
• La separación adecuada de tareas provista entre el desempeño, la revisión y el registro de una tarea.
  
  
• Los controles informático y del proyecto incluyen:
  • Controles de Ingresos de Datos
  • Informe de Excepciones.
  • Controles de Acceso.
  • Revisión de ingreso y salida de datos.
  • Controles de seguridad y controles generales informáticos.
  
  
• La supervisión de empleados es acorde con su nivel de competencia.
  
  
• El personal tiene conocimiento y experiencia adecuada para delegar responsabilidades.
  
  
• Los equipos, inventarios, efectivo y otros activos están asegurados físicamente, se cuentan periódicamente y se comparan con los montos registrados.

Información y Comunicación constituyen la identificación, captura, e intercambio de información en un formulario y en un marco de tiempo que posibilite a las personas ejecutar sus responsabilidades.

• El sistema contable provee identificación separada de transacciones estatales y no estatales.
  
  
• Existe información de fuente adecuada para apoyar los montos y artículos informados.
  
  
• Se establece un sistema de conservación de registros para asegurar que la documentación e informes contables sean retenidos por el periodo de tiempo requerido por leyes, normas y contratos o acuerdos de subvenciones aplicables al proyecto.
  
  
• Los informes se presentan oportunamente a los gerentes para su revisión y acción apropiada.
  
  
• La información correcta está accesible para aquellos que la necesitan.
  
  
• La conciliación y revisión aseguran la veracidad de los informes.
  
  
• Se establecen canales de comunicación interna y externa.
  
  
• Las responsabilidades de control y las tareas de los empleados se comunican efectivamente.
  
  
• Se establecen los canales de comunicación para que las personas informen sobre sospechas de incorrecciones.
  
  
• Se toman acciones como resultado de comunicaciones recibidas.
  
  
• Se establecen canales de comunicación con subreceptores.

Monitoreo es un proceso que evalúa la calidad del desempeño del control interno en el tiempo.

• Se establece un monitoreo continuo a través de conciliaciones independientes, reuniones de opinión de personal, personal rotativo, revisión de supervisores, y manejo de la revisión de informes.
  
  
• Se realizan visitas periódicas en el lugar a ubicaciones descentralizadas (incluyendo subreceptores) y se efectúan chequeos para determinar si los procedimientos se siguen según lo acordado.
  
  
• Se da seguimiento a las irregularidades y deficiencias para determinar las causas.
  
  
• Se llevan a cabo revisiones de control de calidad internas.
  
  
• La gerencia se reúne con monitores de proyectos, auditores y revisores para evaluar la condición del proyecto y los controles.
  
  
• La auditoría interna rutinariamente controla el cumplimiento con los requisitos estatales.

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A./B. Actividades Permitidas o No Permitidas y Costos Permitidos  

Objetivos de Control

Para proveer seguridad razonable de que la asistencia financiera estatal se gaste solamente en actividades permitidas, y que los costos de bienes y servicios que se cargan a las asignaciones del estado estén permitidos y de acuerdo con los principios de costos aplicables.

Ambiente de Control

• La administración establece presupuestos razonables para proyectos estatales y no estatales, para que no exista un incentivo para colocar códigos incorrectos a los gastos.
• La gerencia refuerza las multas apropiadas por malversación y mala utilización de fondos.
• Existe conocimiento en toda organización de la necesidad de la identificación separada de costos permitidos.
• La administración le provee al personal que aprueba y preaudita los gastos una lista de gastos permitidos y no permitidos.

Evaluación de Riesgo

• Existe un proceso para evaluar los riesgos que resultan de cambios en los sistemas contables.
• Los administradores claves tienen suficiente entendimiento del personal, procesos y controles para identificar si las actividades o costos no permitidos se pueden cargar a un proyecto del estado y no ser detectados.

Actividades de Control

• Se brinda la debida responsabilidad por cargos y costos entre actividades estatales y no estatales.
• Los cálculos se verifican para su exactitud.
• La documentación de soporte se compara con una lista de gastos permitidos y no permitidos.
• Los ajustes a los costos no permitidos se hacen dónde sea apropiado y se hace un seguimiento para determinar la causa.
• Existe adecuada separación de deberes en la revisión y autorización de costos.
• La responsabilidad para la autorización se encuentra fija en un individuo que conoce los requisitos para determinar las actividades permitidas y los costos permitidos.

Información y Comunicación

• Los informes, tales como una comparación entre presupuesto y disponibilidades, se facilitan a la instancia administrativa correspondiente para su revisión en un plazo oportuno.
• Se han establecido canales de comunicación sobre las actividades y costos permitidos.
• Los programas de capacitación proveen conocimiento y habilidades necesarias para determinar las actividades y costos permitidos.
• La administración y el personal interactúan sobre costos cuestionables.
• Los acuerdos de subvenciones (incluyendo referencias a lineamientos, normas, proyectos de ley, etc.) y la Guía de Referencia para Gastos del Estado del Departamento de Servicios Financieros están disponibles para el personal responsable de determinar las actividades permitidas y los costos permitidos.

Monitoreo

• Revisiones administrativas de documentación de soporte de información de costos permitidos.
• Existe un flujo de información desde la agencia estatal hasta el personal administrativo apropiado.
• Se realizan comparaciones con el presupuesto y las expectativas de costos permitidos.
• Se llevan a cabo revisiones analíticas (por ejemplo comparación del presupuesto con las disponibilidades, o comparación de gastos del año anterior con los gastos del corriente año) y auditorías.

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C. Administración de Efectivo

Objetivos de Control

Para proveer seguridad razonable de que los pagos por adelantado y los reembolsos cumplan con la ley estatal, y que el ingreso por intereses sea registrado correctamente y devuelto a la agencia del estado, o aplicado contra el contrato o acuerdo de subvención, a menos que se obtenga una exención del Oficial Principal de Finanzas.

Ambiente de Control

• Existe una apropiada asignación de responsabilidad para la aprobación de pedidos de reembolsos.

Evaluación de Riesgo

• La administración ha identificado proyectos que reciben efectivo por adelantado y está al tanto de los requisitos de ingresos por intereses.

Actividades de Control

• Existe un nivel apropiado de revisión por los supervisores de actividades de manejo de efectivo.
• Existe una política escrita que provee devoluciones de ganancia de intereses de exceso cuando se requiere.

Información y Comunicación

• Informar variaciones que ocurran entre desembolsos en efectivo esperados versus reales de ayuda financiera del estado.

Monitoreo

• Se evalúan periódicamente la administración de efectivo de la entidad, resultados de presupuesto y disponibilidades, y devolución de ganancias de intereses en exceso.

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D. Elegibilidad

Objetivos de Control

Proveer seguridad razonable de que solamente las organizaciones y las personas elegibles reciban ayuda bajo proyectos del estado, que las subasignaciones se realicen solamente a subreceptores elegibles, y que los montos otorgados a, o en nombre de los elegibles se calculen de acuerdo con los requisitos del proyecto.

Ambiente de Control

• La cantidad y competencia del personal facilita las determinaciones adecuadas respecto a elegibilidad.
• Se establecen objetivos realistas de cantidad de casos/rendimiento para determinaciones de elegibilidad
• Las líneas de autoridad están claras para determinar elegibilidad.

Evaluación de Riesgo

• Se identifica el riesgo de que la información de elegibilidad que se prepara internamente o se recibe de fuentes externas pueda ser incorrecta.
• Se mantienen declaraciones de conflictos de intereses para las personas que determinan la elegibilidad.
• Hay procesos establecidos para evaluar los riesgos resultantes de cambios a los sistemas de determinación de elegibilidad.

Actividades de Control

• Las políticas escritas proveen lineamientos para hacer y documentar las determinaciones de elegibilidad.
• Los procedimientos para calcular los montos de elegibilidad son consistentes con los requisitos del proyecto.
• Los objetivos y procedimientos de elegibilidad se comunican claramente a los empleados.
• Las firmas autorizadas en los documentos de elegibilidad se revisan periódicamente.
• El acceso a los registros de elegibilidad se limita a las personas apropiadas.
• Las listas de control de criterio manuales o los procesos automatizados se utilizan para tomar determinaciones de elegibilidad.
• Los procesos para redeterminaciones periódicas de elegibilidad están de acuerdo con los requisitos del proyecto.
• Se verifica la exactitud de la información utilizada en las determinaciones de elegibilidad.
• Los procedimientos para asegurar que los datos utilizados para determinar que los requisitos de elegibilidad sean exactos y completos están en vigor.

Información y Comunicación

• El sistema de información satisface las necesidades de las personas que toman las decisiones de elegibilidad y administración de proyectos.
• El procesamiento de la información de elegibilidad está sujeta a controles de edición y procedimientos de balance.
• Los programas de capacitación informan a los empleados de los requisitos de elegibilidad.
• Existen canales de comunicación para que las personas informen sospechas de incorrecciones de elegibilidad.
• La administración es receptiva a sugerencias para fortalecer el proceso de determinación de elegibilidad.
• La documentación de las determinaciones de elegibilidad está de acuerdo con los requisitos del proyecto.

Monitoreo

• La administración lleva a cabo revisiones analíticas periódicas de determinaciones de elegibilidad.
• Se ejecutan procedimientos de control de calidad del proyecto.
• Se realizan auditorias periódicas de transacciones detalladas.

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E. Administración de Equipos y Bienes Raíces

Objetivos de Control

Proveer seguridad razonable de que se mantienen registros apropiados de equipos adquiridos con ayuda financiera estatal, de que el equipo es salvaguardado y mantenido adecuadamente, y de que la disposición o gravamen de cualquier equipo o inmueble está de acuerdo con los requisitos del estado.

Ambiente de Control

• La administración está comprometida a proveer adecuada administración de la propiedad adquirida con ayuda financiera estatal.
• No existen incentivos para subvalorar activos al momento de la disposición.
• Existe suficiente responsabilidad para desalentar la tentación de usar indebidamente los activos del estado.

Evaluación de Riesgo

• Los procedimientos para identificar el riesgo de malversación o disposición incorrecta de propiedad adquirida con ayuda financiera del estado están en vigor.
• La administración entiende los requisitos y operaciones suficientemente para identificar potenciales áreas de no cumplimiento.

Actividades de Control

• Se mantienen registros precisos sobre todas las adquisiciones y disposiciones de propiedad adquirida con ayuda financiera del estado.
• Se colocan etiquetas de propiedad en los equipos.
• Se realiza un inventario físico periódico de los equipos y se lo compara con los registros de las propiedades.
• Los registros de propiedades tienen una descripción (incluyendo número de serie u otro número de identificación), fuente, titular, fecha y costo de la adquisición, porcentaje de participación del estado en el costo, ubicación, condición, y datos de disposición.
• Las políticas y los procedimientos están en vigor para las responsabilidades de conservación de los registros y autoridad para la disposición.

Información y Comunicación

• El sistema contable provee la identificación por separado de la propiedad adquirida completa o parcialmente con fondos del estado y con fondos que no sean del estado.
• Existe un canal de comunicación para que las personas informen sospechas de incorrecciones en el uso o disposición de equipos.
• Se provee a los administradores de proyectos con los requisitos y lineamientos aplicables.

Monitoreo

• La gerencia revisa los resultados de inventarios periódicos y realiza un seguimiento de las discrepancias en inventarios.
• La gerencia revisa las disposiciones de la propiedad para asegurar la valuación y desembolso adecuado a las agencias de asignaciones estatales.

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F. Equiparamientos

Objetivos de Control

Proveer seguridad razonable de que se satisfacen los requisitos de equiparamiento utilizando solamente fondos permitidos o contribuciones en especie que están adecuadamente calculadas y valuadas.

Ambiente de Control

• Se demuestra el compromiso de la administración de satisfacer los requisitos equivalentes (por ejemplo, recursos presupuestarios adecuados para satisfacer un requisito de equiparación adecuado o mantener un nivel de esfuerzo requerido)
• El proceso presupuestario aborda y provee recursos adecuados para satisfacer los requisitos de equiparamiento.
• Existe una política escrita oficial que especifica:
  • Responsabilidades para determinar montos requeridos o límites para equiparamiento.
  • Métodos para valuar requisitos de equiparamiento.
  • Costos permitidos que pueden reclamarse para equiparamientos.
  • Métodos para presentar y documentar montos utilizados para calcular montos reclamados para equiparamientos.

Evaluación de Riesgo

• Se han identificado áreas donde los valores estimados se usarán para equiparamientos.
• La administración tiene suficientes conocimientos del sistema contable para identificar problemas potenciales de registros.

Actividades de Control

• Se ha obtenido evidencia o se han llevado a cabo otros procedimientos para identificar si las contribuciones equiparadas:
  • Provienen de recursos no estatales.
  • Involucran fondos del estado, directa o indirectamente.
  • Se utilizaban para otro proyecto asistido por el estado.
    Nota: Generalmente, las contribuciones de equiparamientos deben provenir de un recurso no estatal, y pueden no involucrar financiación estatal o ser usadas para otro proyecto asistido por el estado.
• Se revisan adecuadamente los informes mensuales de costos y los asientos de ajuste.

Información y Comunicación

• El sistema contable es capaz de:
  • Dar cuenta en forma separada de datos utilizados para apoyar monto de equiparamientos, límites o cálculos.
  • Asegurarse de que los egresos o gastos, reembolsos, y recibos de efectivo o ingresos sean adecuadamente clasificados y registrados solamente una vez, para su efecto en equiparamientos.
  • Documentar el valor de contribuciones "en especies" de propiedades o servicios, incluyendo:
    • Bases para tasas de mercado laboral local para valorar los servicios voluntarios.
    • Nóminas de pago o confirmación de otras organizaciones por servicios prestados por sus empleados.
    • Cotizaciones, precios publicados, o tasaciones independientes usadas como base para equipo donado, suministros, tierra, edificios, o utilización de espacio.

Monitoreo

• Se lleva a cabo una revisión de supervisión de actividades de equiparamientos para evaluar la precisión y admisibilidad de transacciones y determinaciones.

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G. Período de Disponibilidad de Fondos Estatales

Objetivos de Control

Proveer seguridad razonable de que los fondos estatales se utilizan solamente durante el periodo de disponibilidad.

Ambiente de Control

• La administración comprende y se compromete a cumplir con el periodo de requisitos de disponibilidad.
• Las operaciones de la entidad son tales que es improbable que sobren fondos del estado al final del periodo de disponibilidad.

Evaluación de Riesgo

• El proceso presupuestario considera el periodo de disponibilidad de fondos estatales tanto para obligaciones como para desembolsos.
• El periodo de requisitos de cierre de disponibilidad tanto para obligaciones como para desembolsos está identificado y comunicado.

Actividades de Control

• El sistema contable impide obligaciones o gastos de fondos estatales fuera del periodo de disponibilidad.
• La revisión de desembolsos la realiza una persona que conoce del periodo de disponibilidad de fondos.
• La finalización del cierre del periodo de subvención se cumple a través de mecanismos tales como notificación a administradores de proyectos sobre la inminencia de las fechas de corte, y revisión de egresos justo antes y después de las fechas de corte.
• Se cancelan los compromisos no liquidados al final del periodo de disponibilidad.

Información y Comunicación

• El periodo de requisitos de disponibilidad y fechas límites de egresos, incluyendo notificaciones automatizadas de fechas límites pendientes, se comunican oportunamente a las personas responsables de gastos del proyecto.
• Los informes periódicos de saldos no liquidados se comunican a los niveles apropiados de administración.

Monitoreo

• Los egresos antes y después de la fecha de cierre se revisan periódicamente para asegurar el cumplimiento de los requisitos del período de disponibilidad.
• La administración revisa los informes que muestran el presupuesto y el efectivo para el periodo.

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H. Informes

Objetivos de Control

Proveer seguridad razonable de que los informes de ayuda financiera del estado presentados a la agencia asignadora estatal incluyan todas las actividades del periodo informado, estén apoyados por registros de desempeño o contabilidad superior, y se presenten justamente de acuerdo con los requisitos del proyecto.

Ambiente de Control

• Las personas que preparan, revisan y aprueban los informes tienen el conocimiento, las destrezas y habilidades requeridas.
• La actitud de la gerencia hacia los informes promueve la presentación precisa y justa.
• La responsabilidad y delegación de autoridad para decisiones de informes es asignada de manera apropiada.

Evaluación de Riesgo

• Existen mecanismos para identificar los riesgos de informes deficientes causados por temas como falta de conocimiento actualizado de, aplicación inconsistente de, o descuido o irrespeto de lar normas y requisitos para informar sobre las asignaciones del estado.
• Se identifican la fuente de datos prioritaria, o el análisis de desempeño o informe especial que pueden no ser confiables.

Actividades de Control

• Existe una política escrita que establece responsabilidad y provee los procedimientos para monitoreo periódico, verificación e informe del progreso del proyecto y logros.
• Está en vigor un sistema de seguimiento que recuerda al personal cuándo se vencen los proyectos.
• El libro mayor u otros registros confiables constituyen la base para los informes.
• La revisión de informes por los supervisores se lleva a cabo para asegurar que los datos e información incluida en los informes sea precisa y completa.
• Se utiliza el método contable requerido (por ejemplo, efectivo o acumulación)

Información y Comunicación

• Está en funcionamiento un sistema contable o de información que proporciona un procesamiento confiable de información financiera y de desempeño para ayuda financiera estatal.

Monitoreo

• Las comunicaciones de las partes externas corroboran la información incluida en los informes para ayuda financiera estatal.
• Se lleva a cabo una comparación periódica de informes con los registros de soporte.

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I. Monitoreo de Subreceptor

Objetivos de Control

Proveer seguridad razonable de que la información de ayuda financiera razonable y los requisitos de cumplimiento están identificados para los subreceptores, las actividades del subreceptor se monitorean, las conclusiones de auditoría del subreceptor de resuelven, y se evalúa el impacto de cualquier incumplimiento del subreceptor en el proyecto. Además, el subreceptor debe llevar a cabo procedimientos para proveer seguridad razonable que el subreceptor obtuvo las auditorías requeridas y se tomó una adecuada acción correctiva sobre las conclusiones de la auditoría.

Ambiente de Control

• Se establece el compromiso de la administración para el monitoreo de los subreceptores.
• Se exhibe la intolerancia de la administración en cuanto a anular los procedimientos establecidos para monitorear a los subreceptores.
• La estructura organizativa de la entidad y su habilidad para proveer el flujo necesario de información para monitorear a los subreceptores son adecuados.
• Se dedican suficientes recursos al monitoreo de subreceptores.
• Se define el conocimiento, habilidades y destrezas necesarias para llevar a cabo las tareas de control del subreceptor.
• Las personas que llevan a cabo el control del subreceptor poseen conocimiento, habilidades y destrezas requeridas.
• Los subreceptores demuestran que:
  • Están dispuestos y son capaces de cumplir con los requisitos de la asignación y
  • Poseen sistemas contables, incluyendo el uso de principios de costos aplicables, y sistemas de control interno adecuados para administrar la asignación.
• Se toman sanciones apropiadas por incumplimiento del subreceptor.

Evaluación de Riesgo

• Los administradores claves entienden el ambiente, sistemas y controles del subreceptor, lo suficiente como para identificar el nivel y los métodos de monitoreo requeridos.
• Existen mecanismos para identificar los riesgos que surgen de fuentes externas y afectan a los subreceptores, tales como riesgos relacionados con:
  • Condiciones económicas.
  • Condiciones políticas.
  • Cambios reguladores.
  • Información no confiable.
• Existen mecanismos para identificar y reaccionar a cambios en los subreceptores, tales como:
  • Problemas financieros que pueden llevar a desvío de fondos subvencionados.
  • Pérdida de personal esencial.
  • Pérdida de licencia o acreditación para operar el proyecto.
  • Crecimiento rápido.
  • Nuevas actividades, productos o servicios.
  • Reestructuración organizativa.

Actividades de Control

• La información de ayuda financiera del estado (por ejemplo, título y número de CSFA, nombre del proyecto, nombre de la agencia del estado, monto de la asignación) y los requisitos de cumplimiento aplicables están identificados para los subreceptores.
• Los acuerdos con subreceptores incluyen el requerimiento de cumplir con los requisitos aplicables al proyecto del estado incluyendo los requisitos de auditoría de la Sección 215.97, de los Estatutos de la Florida, y las normas aplicables del Departamento de Servicios Financieros y el Auditor General.
• El cumplimiento del subreceptor con los requisitos de auditoría se monitorean utilizando técnicas tales como las siguientes:
  • Determinar por medio de preguntas y debates si el subreceptor cumplió con los limites, requiriendo una auditoria bajo la Sección 215.97, de los Estatutos de la Florida.
  • En caso que se requiera una auditoría, asegurando que el subreceptor presente el paquete de informe financiero requerido en la Sección 215.97, de los Estatutos de la Florida.
  • Si se exigió a un subreceptor obtener una auditoría de acuerdo con la Sección 215.97, de los Estatutos de la Florida, pero no lo hizo, se hará un seguimiento al subreceptor hasta que se complete la auditoría, tomando las medidas apropiadas para que el subreceptor cumpla con los requisitos de auditoría.
• El cumplimiento por el subreceptor de los requisitos del proyecto del estado se controlan utilizando técnicas tales como las siguientes:
  • Conclusiones del monitoreo para informar al subreceptor si la acción correctiva planeada es aceptable.
  • Mantener un sistema para chequear y dar seguimiento a las deficiencias informadas relacionadas con proyectos financiados por el receptor, y asegurarse de que se toman medidas correctivas oportunamente.
  • Contactos regulares con los subreceptores y preguntas apropiadas relacionadas con el proyecto estatal.
  • Monitoreo de los presupuestos del subreceptor.
  • Llevar a cabo visitas en el lugar al subreceptor para revisar los registros financieros y programáticos y observar las operaciones.
  • Ofrecer a los subreceptores asistencia técnica donde lo necesiten.
• Existen procedimientos y políticas escritas que establecen:
  • La comunicación de los requisitos del proyecto del estado a los subreceptores.
  • Las responsabilidades para monitorear a los subreceptores.
  • Procesos y procedimientos para el monitoreo.
  • Metodología para resolver conclusiones de incumplimiento o debilidades del subreceptor en el control interno.
  • Los requisitos para y el procesamiento de las auditorias del subreceptor.

Información y Comunicación

• Los documentos de asignación estándar usados por la entidad no estatal contienen:
  • Una lista de requisitos del estado que el subreceptor debe seguir. Los puntos pueden listarse específicamente en el documento de asignación, adjuntado como una prueba del documento, o incorporarse por referencia según criterios específicos.
  • La descripción y número de proyecto para cada proyecto según se especifica en el Catálogo de Ayuda Financiera Estatal (CSFA).
  • Una declaración firmada por un oficial del subreceptor, que especifique que el subreceptor fue informado, comprende y acuerda cumplir con los requisitos de cumplimento aplicables.
• Está en vigor un sistema de conservación de registros para asegurar que la documentación se retenga por el periodo de tiempo requerido por el receptor.
• Están en vigor procedimientos para proveer canales para que los subreceptores comuniquen dudas a los receptores.

Monitoreo

• Está establecido un sistema de seguimiento para asegurar la presentación oportuna de informes requeridos tales como: informes financieros, informes de desempeño, informes de auditoría, revisión de monitoreo de los subreceptores en el lugar, y resolución oportuna de conclusiones de auditorías.
• Las revisiones de supervisión se llevan a cabo para determinar la adecuación del monitoreo al subreceptor.