Guía Financiera para Agencias Estatales
Las agencias son responsables de registrar las propiedades personales tangibles en los sistemas financieros del Estado y de llevar a cabo una revisión periódica de las propiedades para fines de inventario. También deben respetar las políticas de capitalización para las propiedades registradas en los sistemas financieros del Estado. Para informar sobre referencias relacionadas, las agencias pueden acceder a los siguientes enlaces:
Asientos Contables de Activos Fijos y Deudas a Largo Plazo
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Las agencias del estado son responsables de ejecutar servicios por contrato, acuerdos de subvención y pedidos de compras que cumplan con las pautas establecidas en las Secciones 215.971, 287.058 y 287.056 de los Estatutos de la Florida. La Oficina de Auditoría realizará la revisión del alcance del trabajo del acuerdo, los remitibles y los requisitos de cumplimiento. Los resultados de la auditoría están provistos por la agencia para abordar cualquier deficiencia que aparezca durante la revisión.
Los administradores de contratos y subvenciones son responsables de certificar que los servicios se recibieron satisfactoriamente, y el pago se vence. Cada administrador que es responsable por los contratos o subvenciones que exceden el costo límite de la Categoría Dos, como lo define la Sección 287.017, F.S., debe asistir a la capacitación llevada a cabo por el Oficial Principal de Finanzas para el control en la gerencia de contratos y subvenciones, como lo requieren las Secciones 287.057(15)(b), 215.971 (2)(a)1., Estatutos de Florida.
Cada gerente de contratos y subvenciones que es responsable por los contratos o subvenciones que exceden el costo límite de $100,000 anuales debe, además de la capacitación de gerencia de contratos y subvenciones, convertirse en gerente de contratos certificado, como lo requieren las Secciones 287.057(15)(c) y 215.971 2., Estatutos de Florida.
Si desea información sobre políticas u otra ayuda relacionada con los servicios por contrato y acuerdos de subvención, vea a continuación:
Sistema de Auditoría de Contratos (CAS)
Sistema de Seguimiento de Contratos de la Florida (FACTS)
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El objetivo del Proyecto de Gestión de Datos es estandarizar y eliminar la información de FLAIR a fines de proporcionar información precisa y válida en el sistema Contable del Estado. De este modo se optimizan los Informes Financieros y los datos disponibles al público. La finalización de este proyecto permitirá que los usuarios del sistema y otras partes interesadas utilicen información contable uniforme y claramente definida a nivel estatal. Al gestionar los datos de la agencia ahora, podemos prepararnos para el futuro a medida que el Estado hace su transición a un nuevo sistema de contabilidad, Florida PALM.
Grupos de Trabajo de Gestión de Datos
Análisis de Archivos de Información y Complementarios
Estandarización del Código de Deducción de Nóminas
Según la Sección 17.20 de los Estatutos de la Florida, el Oficial Principal de Finanzas tiene la autorización para administrar un programa de cobro de deudas a nivel estatal. Consulte la información detallada a continuación.
2024 Debt Collection Agency Workshop
Resource Document for 2024 Debt Collection Workshop
PowerPoint del Taller sobre Cobro de Deudas 2023
PowerPoint del Taller sobre Cobro de Deudas 2022
PowerPoint del Taller sobre Cobro de Deudas 2021
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La Reunión de Servicios de Administración de Florida (FASM) está compuesta por representantes de cada agencia estatal, cuyas responsabilidades comunes incluyen Recursos Humanos (Personal), Compras/Adquisiciones, y Finanzas y Contabilidad. Cada mes, los miembros de la FASM se reúnen para discutir temas que afectan a todas las agencias estatales y para compartir las mejores prácticas.
El Oficial Principal de Finanzas elabora el Informe Financiero Anual Integral (CAFR) en conformidad con la Sección 216.102 de los Estatutos de la Florida y de acuerdo a principios contables aceptados de manera general, según lo dicta la Junta de Estándares Contables Gubernamentales. Los Estatutos requieren que las agencias trabajen en conjunto con el Oficial Principal de Finanzas para completar el ACFR. En los siguientes enlaces, las agencias pueden encontrar referencias relacionadas con informes financieros y los documentos requeridos para el envío.
Representaciones de la Agencia - Adjunto para Obtener Información Adicional
Representaciones de la Agencia - Subsidios Federales
Representaciones de la Agencia - Estados Financieros
Cronograma de Cierre del Informe Financiero Integral Anual
Taller sobre Informes Federales de BFR - Presentación de 2024
Taller sobre Informes Federales de BFR - Grabación de Video de 2023
Taller sobre Informes Federales de BFR - Informe de Preguntas Frecuentes de 2023
Entradas de Contabilidad de Activos Fijos y Deudas a Largo Plazo
Lista de Unidad de Componentes
Financial Reporting Workshop - Full Page Slides - May 2024
Financial Reporting Workshop - For Notes Slides - May 2024
Carta de Declaración de Compromiso Financiero
Lista de Fondos (desde 07-28-23)
Tarifas de CEFP Años Fiscales 23-24 y 22-23
GASB 87 – Diapositivas de SFRS de Capacitación de Implementación de Arrendamiento
GASB 87 – Capacitación de Interfaz del Usuario 2022
Navegación por los Campos de Fechas de GASB 87
Mañana GASB 87 – Diapositivas de SFRS de Capacitación de Implementación de Arrendamiento
Tarde GASB 87 – Capacitación de Implementación de Arrendamiento
30 de junio de 2023 Actualización Lite de GASB 87 y Capacitación de Implementación Lite de GASB 96
30 de junio de 2023 Documento de la Guía de Capacitación de la Interfaz del Usuario de GASB 87
30 de junio de 2023 Documento de la Guía de Capacitación de la Interfaz del Usuario de GASB 96
Códigos del Libro Mayor - Unidades de Componentes Presentadas Separadamente
Códigos del Libro Mayor - Fondos Gubernamentales/de Propiedad
Comparación del Libro Mayor - Fondos Fiduciarios
Programa de Implementación de la Junta de Estándares Contables Gubernamentales (GASB)
Lista de Control de Verificación de Fuentes de Financiamiento Exentas de Reversión
Guía del Informe Financiero Integral Anual de la Florida (ACFR)
Procedimientos de Cuenta de Usuario de la Agencia Workiva
Procedimientos de Roles de Usuario de la Agencia Workiva
Capacitación de Paquetes de Formularios de Workiva 7 de agosto de 2023
Bases de Datos de Estados Financieros:
- Hoja General de Trabajo (WTB)
- Compleción del Formulario 3
Programa Consolidado para Financiación de Equipos (CEFP)
Para garantizar que las agencias del estado tengan acceso a las mejores tasas de interés y términos financieros, el Oficial Principal de Finanzas ha establecido un acuerdo maestro de financiación de equipo para la financiación consolidada de pagos diferidos, ventas a plazos o compras de alquileres a instituciones financieras, de conformidad con la Sección 287.064 de los Estatutos de la Florida. Las agencias que tengan interés en participar en el Programa Consolidado para Financiación de Equipos (CEFP) pueden acceder al acuerdo maestro de financiación de equipo y a la solicitud del CEFP en los siguientes enlaces.
Contrato de Rendimiento con Ahorro Energético, de Agua y Aguas Residuales Garantizado
La Sección 489.145 de los Estatutos de la Florida incluye pautas relacionadas con la inversión en el ahorro de energía, agua y producción de agua residuales, y medidas de conservación para que las instalaciones de agencias reduzcan el consumo de energía y agua y la producción de aguas residuales, además de implementar ahorros inmediatos y a largo plazo. Las agencias del estado deben obtener la aprobación del Oficial Principal de Finanzas antes de entablar un contrato de rendimiento con ahorro energético, de agua y aguas residuales garantizado. Las agencias del estado pueden acceder al siguiente enlace para ver los requisitos de presentación.
Arriendo de Equipos
La Sección 287.063 de los Estatutos de la Florida exige que las agencias del estado obtengan la aprobación del Oficial Principal de Finanzas antes de entablar un contrato de mercancía que requiera pagos diferidos y el pago de intereses, incluido el alquiler de equipos. Las agencias del estado pueden acceder al siguiente enlace para ver los requisitos de presentación.
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Las agencias del Estado de la Florida son responsables de llevar a cabo todas las operaciones financieras necesarias cada año desde el 1 de Julio hasta el 30 de Junio. Para ayudar en la preparación del cierre del año fiscal, las agencias pueden acceder a los siguientes enlaces para tener referencias relacionadas:
Bienvenido al Sistema de Seguimiento de Contratos de la Florida (FACTS), una herramienta en línea desarrollada para propiciar una mayor transparencia en el proceso de contratación gubernamental en la Florida a través de la creación de un sistema centralizado de informes de contratos a nivel estatal. Mediante el FACTS, la capacidad de realizar seguimientos a los contratos estatales por parte de agencias gubernamentales y el público en general fomentará un mayor control y transparencia del gasto público.
La Legislatura de 2010 de la Florida tomó medidas para brindar a los residentes de la Florida una mayor visibilidad de las operaciones del estado al aprobar la "Ley de Transparencia de Florida". Como parte de esta iniciativa, el Departamento creó FACTS. El sistema se introdujo en las Agencias Estatales para registrar sus contratos activos el 1 de marzo de 2012. El sistema se completó el 2 de julio de 2014 y contiene imágenes, información financiera y resultados de auditorías de todos los documentos de contratos y subvenciones, con una herramienta de consulta fácil de usar que le permitirá al usuario y al público en general acceder a esta información.
FACTS (Vista Pública)
Pantalla de Inicio de Sesión de FACTS (Solo Agencias Estatales)
Formulario de Resumen de Contrato de FACTS Este enlace le permite buscar sus contratos en FACTS y generar un Formulario de Resumen de Contratos que contenga la información de contratos de la agencia en el sitio web.
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La Auditoria Única de la Florida (FSAA) fue establecida en 1998 para fomentar una auditoría de los aspectos económicos y de eficiencia relacionados con la asistencia financiera del estado a entidades no estatales.
Las agencias del estado deben evaluar la aplicabilidad de la FSAA a un programa estatal para la inclusión en el Catálogo de Ayuda Financiera del Estado (CSFA). Al finalizar un año fiscal, las agencias deben revisar sus Proyectos Estatales y notificar al DFS si es necesario agregar, eliminar o modificar algo. Una vez que se haya determinado un programa estatal, la agencia del estado deberá evaluar la aplicabilidad de la FSAA a las entidades no estatales.
Los siguientes procedimientos establecen los requisitos de responsabilidad y auditoría del estado para la asistencia financiera estatal provista a entidades no gubernamentales:
El programa de la Tarjeta de Compras (P-Card) es un esfuerzo conjunto entre agencias del estado para agilizar el proceso de compra en transacciones de montos pequeños de dinero. Basándose en un conjunto de pautas estatales, cada agencia confecciona un programa que se adapta a sus necesidades. Además, cada agencia tiene la responsabilidad de garantizar que su programa de P-Card se ajuste a las medidas de responsabilidad y control adecuadas.
The FLAIR Statewide Vendor File (SWVF) is the State’s central repository of vendor information. Agencies use this file for payment transactions and reports. The Department of Financial Services (DFS) uses the information in SWVF for transparency websites and tax reporting to the Internal Revenue Service. For additional information regarding SWVF, please see the Guía de Referencia del Archivo de Proveedores del Estado
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For the Statewide Vendor File Reference Guide, please visit the manuals page.
Las agencias del estado deben obtener la autorización y la aprobación para todos los viajes de negocios oficiales del estado.
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Información útil sobre el Formulario W-9:
Almacén de Información de FLAIR
Códigos de Objetos Estándar Estatales para Ediciones del W-9
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