START (Sistema de Seguimiento de Evaluaciones, Conciliaciones y Transacciones)

La División ha desarrollado un sistema con base web que les brinda a los asegurados un medio electrónico para informar las primas y generar facturas por evaluaciones para el Fondo de Fideicomisos para la Administración de Compensaciones Legales por Accidentes de Trabajo (WCATF) y el Fondo de Fideicomiso para Discapacidades Especiales (SDTF). Además, el sistema permite que los asegurados hagan un seguimiento de sus primas trimestrales informadas y de sus pagos de evaluaciones realizados a la División, a la vez que mejoran la transparencia, los controles internos y la precisión. El sistema está dividido en tres módulos principales:

Módulo de Perfil de Compañía Aseguradora

Este módulo es el pilar del sistema START. START crea un perfil único para cada compañía aseguradora autorizada a emitir seguro de compensación legal por accidentes de trabajo en Florida. El perfil requiere la identificación de un contacto primario y la determinación de si la aseguradora informará las primas y hará los pagos como una aseguradora individual o como un grupo de aseguradoras. El contacto primario asegurará la puntualidad de la presentación de los Informes Trimestrales de Primas; además, tendrá la responsabilidad de crear, activar y mantener el perfil de contactos secundarios o adicionales dentro del grupo. Alentamos a todas las compañías a brindar contactos secundarios para la recepción de notificaciones y correspondencias, y para ser un respaldo del contacto primario. Es vital que cada asegurador actualice de manera regular la información de contacto primaria y secundaria. El módulo permite que las compañías aseguradoras actualicen y mantengan la información de la compañía, así como también la información de contacto individual para aquellas personas relacionadas con los informes de evaluación de primas de la compañía. Los dos tipos de perfiles de usuario son:

• Perfil de Compañía Aseguradora Individual - Si se informan primas y/o se realizan pagos de evaluación para una compañía aseguradora, se usará esta estructura de perfil en START. Este tipo de módulo permite crear y asociar un contacto primario y uno secundario con una compañía aseguradora. Una vez que se crea, el contacto primario tiene permitido, dentro de START, actualizar su información de contacto (dirección de email, dirección postal y número de teléfono) así como también de agregar, eliminar o editar la información del contacto secundario.
• Perfil de Grupo de Compañías Aseguradoras - Esta estructura de perfil de grupo se usará para un grupo de aseguradoras con propiedad común y contactos de evaluación. Este perfil permite la designación de un contacto primario para el grupo. El contacto primario del grupo tiene la autoridad para administrar todos los perfiles de las aseguradoras dentro del grupo. Esto incluye la creación, la actualización y la eliminación de contactos primarios o secundarios para cada aseguradora dentro del grupo, así como la edición de su propia información de contacto individual.

Módulo de Informes, Facturación y Pago

Informes de primas en línea en START - La División requiere que las aseguradoras informen las evaluaciones incluso cuando informan primas cero. El informe se realiza de manera electrónica a través del sistema START tanto para WCATF como para SDTF, de acuerdo con lo dispuesto por el Código Administrativo de la Florida. Las compañías aseguradoras recibirán una notificación de la fecha límite para presentar el informe a través de un email a los contactos asociados con la compañía aseguradora. Existen dos tipos de informes:

• Informes de Aseguradoras Individuales - START permite que una aseguradora individual informe los datos de primas de WCATF y SDTF de manera separada. Los datos pueden ingresarse, editarse y guardarse como trabajo en proceso hasta que estén listos para enviarse. El trabajo está listo para enviar cuando se completan todos los campos, incluso ceros para los datos vacíos. Se requiere el envío de datos de manera trimestral para poder generar una factura. Si no se tiene ninguna prima para informar, se deben ingresar ceros en los campos adecuados y enviar el informe trimestral. Con esto se completa el requisito de informes trimestrales para las aseguradoras en cero/nulas.
• Informes de Grupos de Aseguradoras - START fue diseñado para brindar una importante flexibilidad para grandes grupos de aseguradoras al momento de informar primas y realizar pagos de evaluaciones. El informe de las aseguradoras dentro del grupo puede completarse en una o más sesiones y para una o más aseguradoras dentro del grupo. Un contacto puede elegir informar para todas las compañías aseguradoras dentro del grupo o solo para una dentro del grupo. La página de inicio reflejará el estado de informes para el grupo de aseguradoras y de aquellas que no se han enviado.

Facturación de Evaluaciones en START - Cuando debe pagarse una evaluación, elija una preferencia de pago, imprima la factura en papel generada por el sistema y envíela por correo a la División. START ofrece la funcionalidad de generar una factura para el WCATF y SDTF de manera individual o combinada. Esta elección se hace en la pantalla de preferencias de pago en START. Las opciones de preferencias de pago solo están disponibles para las aseguradoras que hayan enviado el informe trimestral.

• Facturas individuales - Las aseguradoras tienen la opción de imprimir facturas de WCATF y SDTF de manera individual o combinada.
• Facturas de Grupo - Aquí las facturas pueden tener una estructura de manera que se puedan ubicar las preferencias comerciales/contables del grupo. La estructura de la factura se basa en la elección de las aseguradoras y los fondos que se pagarán. Es importante recordar que la cantidad de facturas debe coincidir con el número de cheques que deberán enviarse a la División.
  
  Las combinaciones disponibles más comunes son:
  1. Una factura combinada para el WCATF y el SDTF para  todo el grupo
  2. Dos facturas separadas para el WCATF y el SDTF para  todo el grupo
  3. Facturas múltiples para el WCATF y el SDTF para  cada aseguradora en el grupo

Pago de Evaluaciones con START - Las compañías aseguradoras deben enviar la(s) factura(s) generada(s) a través del sistema START con el/los cheque(s) por correo a la División. El/Los pago(s) debe(n) coincidir con la estructura de la factura. Más adelante, START dará la posibilidad de hacer un pago electrónico junto con el informe de primas. Las compañías aseguradoras pueden hacer un seguimiento de los pagos de evaluaciones realizados a la División, lo que mejora la transparencia, los controles internos y la precisión.

• Pagos Individuales o de Grupo - Imprima su factura para enviarla por correo a la División junto con su cheque. Los cheque(s) deben incluir el Número de Factura y el número de ID de Documento de cada factura impresa. Esta información se necesita para asignar de manera correcta el pagador a la factura.

Módulo de Informes

Otra función vital que ofrece el sistema START son los Informes para las aseguradoras. Las compañías aseguradoras pueden ver su historial de informes de primas y pagos de evaluaciones de un año o de los últimos tres años completos. Para las aseguradoras individuales o para los grupos, existen tres tipos de informes:

• Prima Anual Informada y Totales de Evaluaciones por Año - Este informe muestra la prima neta, el vencimiento de la evaluación y los montos pagados por trimestre en un determinado año (dentro de los últimos tres años).
• Primas Informadas y Evaluaciones de las Aseguradoras para los Últimos Tres Años Completos - Este informe muestra la prima neta, el vencimiento de las evaluaciones y los montos pagados en los últimos tres años completos. Tanto el informe de Prima Anual Informada y Totales de Evaluaciones por Año como el informe de Primas y Evaluaciones de las Aseguradoras para los Últimos Tres Años Completos incluyen los balances de ingresos para el año, débitos y créditos anuales, sobrepagos aplicados y sobrepagos reembolsados para el año asociado.
• Totales Anuales de los Detalles Trimestrales Informados - Este informe nuestra los detalles trimestrales para cada artículo de la línea con la suma anual actual de cada artículo de la línea.